P.O. Inventariere
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
privind
organizarea şi efectuarea inventarierii anuale a elementelor
de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii în cadrul SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A
Ediţia I
AVIZAT,
DirectorEconomic,
Carmen Serban
ELABORAT,
Insp. Jurist Mediu
Camelia Teodorescu
| Nr. componentei în cadrul procedurii documentate | Denumirea componentei în cadrul procedurii documentate | Pagina |
| 1 | Pagina de gardă | 1 |
| 2 | Cuprins | 2 |
| 3 | Scopul procedurii | 3 |
| 4 | Domeniul de aplicare a procedurii | 3 |
| 5 | Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale | 3 |
| 6 | Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedură | 4 |
| 7 | Descrierea activităţii sau procesului | 5 |
| 8 | Responsabilităţi | 11 |
| 9 | Formular evidenţă modificări | 14 |
| 10 | Formular de distribuire/difuzare procedură | 15 |
| 11 | Anexa inventar | 15 |
| 12 | Anexa Declaratie inventar | 16 |
- Cuprins
- Scopul procedurii
- Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu de fiecare unitate, aparţinând altor persoane juridice sau fizice. Societatea are obligaţia să efectueze inventarierea cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării ei, ori de câte ori este nevoie şi, în mod obligatoriu, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, înainte de întocmirea situaţiilor financiare anuale.
- Domeniul de aplicare
- constatându-se existenţa acestora, cantitativ-valoric sau numai cantitativ, după caz, la data la care se efectuează inventarul.
Inventarierea anuală a elementelor de activ si de pasiv se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar.
- Documente de referinţă
5.1. Legislaţie internaţională
- Armonizarea legislaţiei naţionale în conformitate cu normele şi procedurile internaţionale în domeniu.
5.2. Legislaţie primară
(1) Legea contabilitatii nr.82/1991 (republicata);
(2) Ordinul M.F.1802/2014 – Reglementarile contabile privind situatiile financiare anuale
individuale si situatiile financiare anuale consolidate
(3) Ordin M.F. nr.2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ;
(4) Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile ;
5.3. Legislaţie secundară
(1)O.S.G.G. nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;
5.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale S.5 S.A.
- Regulamentul de organizare și funcționare a S.5 S.A.;
- Codul de etică şi integritate al angajaților S.5 S.A.;
- Procedura de sistem privind realizarea procedurilor formalizate pe activitati;
- Procedura de sistem privind circuitul documentelor în cadrul Societatii
- Procedura de sistem privind arhivarea documentelor.
- Definiţii şi abrevieri
6.1 Definiţii
| Nr. crt. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul |
| 0 | 1 | 2 |
| 1. | Inventarierea | ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează. |
| 2. | Valoarea de inlocuire | costul de achiziţe al unui bun cu caracteristici şi grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei, care va cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţă, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. |
| 3. | Valoarea actuala | valoarea stabilită în funcţie de utilitatea bunului, starea acestuia şi preţul pieţei |
6.2 Abrevieri
| Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat |
| 0 | 1 | 2 |
| C.M. | Comisia de Monitorizare | |
| P.O. | Procedură operațională | |
| E. | Elaborare | |
| U. | Urmărire | |
| R. | Răspundere | |
| V. | Verificare | |
| As. | Asigurare | |
| A. | Aprobare | |
| Ap. | Aplicare | |
| D. | Difuzare | |
| Ah. | Arhivare | |
| C.F | Codul Fiscal | |
| H.G | Hotarare de Guvern | |
| O.G | Ordonanta de Guvern | |
| M.F | Mijloace fixe | |
| D.G | Director General | |
| D.E. | Directia Economica | |
| S.5 S.A. | Salubrizare Sector 5 S.A. | |
| RU | Serviciul Resurse Umane | |
| SMI | Serviciul Management Integrat |
- Descrierea activităţii sau procesului
- Modul de realizare a procedurii
Inventarierea urmareste situatia reala a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu de fiecare unitate. Inventarierea se efectueaza cel putin o data in cursul exercitiului financiar si de cate ori este nevoie, iar la incheierea exercitiului financiar este obligatoriu.
(1) Generalitati
Comisia de Inventariere are obligaţia să îl încunoştiinţeze, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora, fixate pentru începerea lucrărilor
(2) Descrierea procedurii
Procedura se aplică pentru toate elementele de activ şi de pasiv deţinute, constatându-se existenţa acestora, cantitativ-valoric sau numai cantitativ, după caz, la data la care se efectuează inventarul. Inventarierea anuală a elementelor de activ si de pasiv se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar.
- Etape necesare:
- Lista si provenienta documentelor solicitateLista de inventariere
- Continutul si rolul documentelor utilizate
1. Serveşte ca:
– document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile Societatii;
– document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
– document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;
– document pentru întocmirea registrului – inventar;
– document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;
– document centralizator al operaţiunilor de inventariere.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, separat pentru bunurile societăţii şi separat pentru cele aparţinând altor unitati, aflate asupra personalului societăţii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc., şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
Materialele, obiectele de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de masură.
Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unitaţi trebuie să conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul şi data actului de predare-primire.
Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorarii sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.
Constatările făcute se soluţionează de conducerea societăţii în conformitate cu dispozitiile legale.
3. Circula:
– la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;
– la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;
– la directia economica, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate;
– la directorul economic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;
– la Directorul General, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute;
– la unitatea căreia ii aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2), unde este cazul.
4. Se arhivează la directia economica.
(3) Modul de lucru
1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
a) La începerea inventarierii se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaratie scrisă din care sa rezulte dacă:
– gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;
– în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau făra documente;
– are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunostinta;
– are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;
– a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;
– deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
– are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate;
– gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune.
Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa.
b)Se identifică toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate şi se asigură închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare şi a tuturor căilor de acces, în prezenţa gestionarului, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi.
La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzatoare.
c) Se barează şi se semnează, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile. Comisia de inventariere va viza documentele care privesc intrari sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neânregistrate şi va dispune înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor în contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea.
d) Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzatoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.
Dacă operaţiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să se permită expedieri la clienţi, iar operaţiunile respective se vor efectua numai în prezenţa comisiei de inventariere, care va menţiona pe documentele respective “primit în timpul inventarierii” sau “eliberat în timpul inventarierii”.
Comisia de inventariere are obligaţia să controleze toate locurile în care pot exista bunuri supuse inventarierii.
2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
Desfăşurarea inventarierii
a)Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la unitaţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, al know-how şi al mărcilor de fabrică este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate.
b)Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiţelor de amplasare.
c) Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora.
d)În listele de inventariere a imobilizarilor necorporale şi corporale aflate în curs de execuţie se mentionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului, descrierea amănunţită a stadiului în care se află acesta, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la beneficiari pentru montaj şi neâncorporate în lucrări se inventariază separat.
e)Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistarii sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi măsurile ce se propun în legatură cu aceste lucrări.
f)Bunurile din domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale, date în administrare instituţiilor publice şi regiilor autonome potrivit legii, se inventariază şi se evidenţiază în mod distinct în cadrul acestor unităţi.
g)Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective.
– Pentru situatia echipamentelor individuale de protecţie, (precum incaltaminte, imbracaminte), se inscriu conform termenului de garantie al acestora (termen acordat de producator),si se dau la casare cand isi pierd caracteristicile de protectie, respectiv functiile/proprietatile care au stat la baza ratiunii pentru care au fost acordate, respectiv cele de protectie individuala
– Pentru pubele, ustensile, se inscriu conform normelor OMFP 2861/2009 privind inventarierea
– Materiile prime, materialele, piesele de schimb, etc., nesupuse prelucrării, se înscriu separat în listele de inventariere.
– Materialele de natura obiectelor de inventar se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul sau seria inscripţionate pe aparat şi unitate de măsură.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, făra mişcare ori greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de inventariere separate sau situatii analitice separate, dupa caz.
h)Creanţele şi obligaţiile faţă de terţisunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii, potrivit “Extrasului de cont clienţi furnizori”, sau punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.
(a) Extrasul de cont
– Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.
– Se întocmeşte în 2 exemplare de Directia Economica a societăţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.
– Circulă:
- la Directorul Directiei Economice şi Directorul General al societăţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
– la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie societăţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducatorul unitaţii şi conducatorul directiei financiar – contabilitate, pentru confirmarea debitului.
Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducatorul unitaţii şi conducatorul directiei economice, care se anexeaza la exemplarul 2 al extrasului de cont.
– Se arhivează:
- la directia economica al unitatii emitente (exemplarul 2, după primirea confirmarii);
- la departamentul financiar-contabil al unitaţii debitoare (exemplarul 1).
j)Disponibilitaţile aflate în conturi la banci sau la unitaţile Trezoreriei Statuluise inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea societăţii.
În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, puse la dispoziţie de unităţile bancare şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a acestora.
Disponibilitaţile în lei şi în valută din casieria societăţiise inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din contabilitate. Se verifică numerarul din casă şi se stabileşte suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului şi depunerea numerarului la bancă.
k)Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii se inventariază pe listele de inventar din evidenţele contabile ale societăţii. Persoanele care răspund de păstrarea bunurilor vor semna fişele de inventar personal precum şi listele de inventar din evidenţa contabilă .
Eventualele neconcordanţe se vor consemna în procesul-verbal de inventariere. Persoana nominalizată va da explicaţii şi în funcţie de situaţie, impreună cu comisia de inventariere şi alte persoane implicate va clarifica problema apărută.
Pentru bunurile predate altor salariaţi sau în magazia unitaţii, pentru care nu s-au încheiat procese verbale de predare–primire la data predarii lor, salariatul predător va semna lista de inventariere, urmând ca până la finalizarea acţiunii să încheie procesul verbal cu primitorul bunului în trei exemplare din care un exemplar va fi predat comisiei de inventariere, care le va centraliza şi preda serviciului contabilitate pentru operarea acestora în evidenţele contabile.
Fiecare membru al comisiei de inventariere va consemna toate observaţiile apărute pe parcursul inventarierii pe care le va preda secretarului comisiei centrale, în vederea întocmirii procesului verbal.
Nu se admit ştersături, modificări sau alte însemnări pe listele de inventar
l)Bunurile apartinând altor unitaţi (închiriate, în custodie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate. Un exemplar din acestea se trimite şi persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin bunurile respective.
3. Evaluarea elementelor bilanţiere inventariate
Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poştale, a timbrelor fiscale, tichetelor de călătorie, bonurilor cantităţi fixe, a biletelor de spectacole, de intrare în muzee, expoziţii şi altele asemenea se face la valoarea lor nominală, cu excepţia timbrelor cu valoare filatelică.
Evaluarea activelor imobilizate şi a stocurilor, cu ocazia inventarierii, se face la valoarea actuală a fiecărui element, denumită valoare de inventar, stabilită in funcţie de utilitatea bunului, starea acestuia şi preţul pieţei.
Evaluarea titlurilor de valoare (titluri de participare, titluri de plasament, alte titluri) se efectuează, în cazul celor cotate pe pieţe reglementate şi supravegheate de Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare, pe baza preţului mediu ponderat, calculat pe ultimele 12 luni calendaristice, pentru titlurile tranzacţionate în respectivul interval de timp, iar în cazul titlurilor netranzacţionate pe pieţele reglementate şi supravegheate, în funcţie de valoarea activului net pe acţiune.
Evaluarea creanţelor şi a datoriilor se face la valoarea lor probabilă de încasare sau de plată, în conformitate cu reglementările contabile aplicabile. Diferenţele constatate în minus între valoarea de inventar stabilită la inventariere şi valoarea contabilă netă a creanţelor se inregistrează în contabilitate pe seama provizioanelor pentru deprecierea creanţelor.
4. Finalizarea operaţiunii de inventariere
Inventarierea elementelor de activ ale unitaţii se materializează prin înscrierea acestora, fără spaţii libere şi fără ştersături.
In cazul imobilizarilor corporale, precum şi al celorlalte elemente de activ pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, în listele de inventariere se va înscrie valoarea contabilă netă a acestora (col. 9), care se va compara cu valoarea lor actuală, stabilită cu ocazia inventarierii (col. 12).
Pentru inventarierea elementelor de activ şi de pasiv ce nu reprezintă bunuri este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse şi care se preiau în Registrul-inventar.
Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţi cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente:
- data întocmirii;
- numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;
- numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
- gestiunea inventariată;
- data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere;
- rezultatele inventarierii;
- concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea;
- volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reântegrării lor în circuitul economic;
- propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri;
- propuneri de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe aflate în folosinţă;
- constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilanţ.
Elementele de activ şi de pasiv înscrise în registrul inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.
5. Valorificarea rezultatelor activitatii
Pentru elementele de activ la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizarilor), acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.
Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionării, respectiv a urmăririi decontării creanţelor.
Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se vor evalua la valoarea justa.
În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, administratorii vor lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire.
Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, Directorului General al societăţii. Acesta, cu avizul Directorului Economic, decide, în termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 3 zile de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de către Directorul General.
- Responsabilităţi
| Nr. crt. | Structura organizatorică (postul)/acțiune (operațiunea) | Responsabil structura functionala | Departament Economic | Șef Departament Economic | Comisia de inventariere | Director General |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. | Elaborare procedură | E. | ||||
| 2. | Urmărire a modului de aplicare și respectare a prevederilor prezentei proceduri | U. | U. | |||
| 3. | Răspundere față de implementarea procedurii | R. | ||||
| 4. | Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv | E | R | |||
| 5 | Verificarea rezultatelor inventarierii | V | ||||
| 6 | Decizie desemnare comisie de inventariere | E | V | A | ||
| 7 | Verificare | V | ||||
| 8 | Aprobare | A | ||||
| 9 | Aplicare | Ap | Ap | Ap | ||
| 10 | Arhivare | Ah | ||||
| 11 | Difuzare | D |
Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puţin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de Directorul General al societăţii. În decizia de numire se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei centrale (numele presedintelui, membrii comisiei şi secretarul comisiei), graficul de inventariere precum şi modul de efectuare a inventarierii, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor.
Răspunderea pentru buna organizare a operaţiunilor de inventariere revine, Directiei Economice.
În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, Directorul General si Directia Economica trebuie să ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
– în comisie vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.
– la începutul inventarierii se face instruirea membrilor comisiilor de inventariere, incheindu-se în acest sens un proces verbal de instruire, iar responsabilului de comisie iau fost puse la dispoziţie listele de inventariere.
– din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective.
– membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.
– ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile cât şi efectuarea confruntarii datelor din aceste evidenţe;
– participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;
– asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, asezare, cântarire, măsurare, numarare etc.;
– asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) a unor specialişti din societate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
– dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, etc.), precum şi cu formulare şi rechizite necesare;
– dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate;
– asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii;
– asigurarea securitatii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la depozite, gestiuni, etc.
- Formular evidenţă modificări
| Nr. crt. | Ediţie | Data ediţiei | Revizie | Data reviziei | Nr. Pagină modificată | Descriere modificare | Semnătură Președinte Comisie |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Ediţia I | 28.09.2021 | 0 | 28.09.2021 | 0 | Modificare structură conform Ordin 600/2018; |
- Formular de distribuire/difuzare
| Nr. crt. | Structura funcţională | Nume şi prenume | Dată primire procedură | Semnătură | Dată retragere procedură înlocuită | Semnătură | Data intrării în vigoare |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. | Dir.EC. (Exemplar nr. 1 – Original) | Carmen Serban | |||||
| 2. | Dir. Tehnic (Exemplar nr. 2 – Copie) | Tiu Alexandru | |||||
| 3. | Dir. Salubrizare (Exemplar nr.3 – Copie) | Irinel Petre |
- ANEXE
DECIZIE
privind inventarierea patrimoniului
la data de . . . . . . . . . . . .
Nr. . . . . . / din data de . . . . . . . . .
Se decide efectuarea inventarierii anuale, a tuturor elemnetelor patrimoniale, în vederea stabilirii situației reale a patrimoniului societății aferente exercițiului financiar . . . . . . . . .
Inventarierea se efectuează conform procedurilor de inventariere anexate.
Elementele patromoniale supuse inventarierii sunt:
• Imobilizări corporale;
• Imobilizările necorporale;
• Imobilizări financiare;
• Stocurile de natura:
– Obiectelor de inventar;
– Materialelor;
– Materiilor prime;
– Produselor în curs de execuție;
– Produselor finite;
– Mărfurilor.
• Creanțe;
• Datorii;
• Numerar și echivalente în numerar (plasamente pe termen scurt);
• Alte elemente patrimoniale cu sau fără existență fizică.
Comisia de inventariere este formată din :
Responsabilul comisiei este:
. . . . . . . . . . . . . . .
DECLARAȚIE DE INVENTAR
(Declaratia gestionarului inainte de inventar)
Subsemnatul (a) . . . . . . . . . . . ., în calitate de gestionar răspunzător de gestiunea . . . . . . . . . . . . numit prin decizia nr . . . . . . . . . . . ., declar pe propria răspundere că:
1. Toate valorile materiale și bănești aflate în gestiunea subsemnatului se găsesc în încăperile (locurile) . . . . . . . . . . . . și în alte locuri de depozitare . . . . . . . . . . . .
2. Posed (nu posed) în afara valorilor materiale ale unității patrimoniale și alte materiale apartinanad terților, primite cu sau fără documente . . . . . . . . . . . .
3. Am (nu am) cunoștință de existența unor plusuri/minusuri în valoare (cantitate) de . . . . . . . . . . . .
4. Am (nu am) valori materiale nerecepționate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente în cantitate/valoare de . . . . . . . . . . . .
5. Am (nu am) eliberat valori materiale sau bănești fără documente legale . . . . . . . . . . . .
6. Dețin (nu dețin) numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiune . . . . . . . . . . . .
7. Am (nu am) documente de primire care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate
. . . . . . . . . . . .
8. Dețin (nu dețin) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune, de . . . . . . . . . . . . lei.
9. Ultimele documente de intrare sunt:
fel document . . . . . . nr . . . . . . din . . . . . .
fel document . . . . . . nr . . . . . . din . . . . . .
10. Ultimele documente de ieșire sunt:
fel document . . . . . . nr . . . . . . din . . . . . .
fel document . . . . . . nr . . . . . . din . . . . . .
11. Ultimul Proces verbal de inventariere pentru această gestiune a fost încheiat la data de . . . . . . pentru perioada . . . . . .
12. Alte mențiuni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data,
Gestionar,
