V.NORME GENERALE CU PRIVIRE LA ETICĂ

Conducerea Societatii sprijină şi promovează valorile etice şi integritatea profesională şi   prin:

• valorificarea transparenţei şi probităţii în activitate;

• valorificarea competenţei profesionale;

• inițiativă prin exemplu;

• conformitatea cu legile, regulamentele, regulile şi politicile specifice;

• respectarea confidențialității informaţiilor;

• tratamentul echitabil şi respectarea salariaţilor şi a partenerilor de afaceri;

• relaţiile loiale cu colaboratorii;

• caracterul complet şi exact al operaţiilor şi documentaţiilor;

• modul profesional de abordare a informaţiilor financiare.

 Conducerea Societatii respectă obligaţiile rezultate din lege privind: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese, prevederi privind incompatibilităţi pentru ocuparea unor funcţii/participarea la anumite acţiuni etc.

Conducerea Societatii acţionează pentru prevenirea fraudei – acţiune sau omisiune intenţionată privind:

utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false, incorecte sau incomplete;

prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie – necomunicarea unei informaţii prin încălcarea unei obligaţii specifice cu efect alocarea/dobândirea, respectiv utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor CE şi/sau a sumelor de cofinanţare de la bugetul de stat;

• deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniţial;

• controlul şi recuperarea fondurilor utilizate necorespunzător.

Relaţiile cu mijloacele de informare în masă se asigură numai de către salariaţii desemnaţi în acest sens de către Directorul General al Societatii, în condiţiile legii.

Norme de conduită profesională Şi conduită în afaceri a salariaților

Şanse egale, fără discriminare

În Societate nu se tolerează forme neprincipiale care afectează persoana:

• forme de discriminare bazate pe aspecte privind naţionalitatea, culoarea, religia,  apartenenţa politică, starea materială, sănătatea, handicapul, vârsta, sexul, orientarea sexuală sau alte aspecte stabilite de reglementările aplicabile.

• discriminare sexuală directă constând în diferenţa de tratament a unei persoane, în defavoarea acesteia, cauzată de apartenenţa sa la un anumit sex sau graviditate, naştere, maternitate, acordare concediu paternal.

• discriminare sexuală indirectă constând în aplicarea de prevederi, criterii sau practici, în aparenţă neutră, care, prin efectele pe care le generează, afectează persoanele de un anumit sex, exceptand situaţiile obiective.

Orice formă de hărţuire la locul de muncă, inclusiv, dar fără a se limita la hărţuire sexuală, hărţuire bazată pe sex, orientare sexuală, stare civilă, rasă, naţionalitate sau origine socială, religie sau convingeri politice, cultură, vârstă, abilitate fizică sau orice alt tip de hărţuire inacceptabile într-o comunitate socială şi de afaceri nu este tolerată.

CONDUITĂ – ANGAJAȚI ÎN CADRUL SOCIETATII

Angajații sunt obligaţi :

• să aibă un comportament bazat pe respect, bună credinţă, corectitudine şi amabilitate – în relaţiile cu personalul Societatii şi cu persoanele fizice sau juridice cu care intră în contact;

• să nu aducă atingere onoarei, reputaţiei şi demnităţii persoanelor din societate cu care intră în legătură în exercitarea atribuţiilor de serviciu printr-un comportament care încalcă normele de conduită socială.

Principalele forme de comportament ce încalcă normele de conduită socială, având caracter de hărţuire, intimidare sau discriminare, interzise salariaţilor Societatii sunt:

• non verbale : Afişe/Postere/Calendare cu imagini indecente; Materiale tipărite cu conţinut inadecvat/imagini inadecvate; Scris pe faţade cu spray de diverse culori – graffiti; Afişe, Embleme, Steaguri (exceptie cele autorizate ); Îmbracăminte inadecvată; Priviri răutăcioase; Fluierături; Gesturi indecente; Izolare sau necooperare la locul de muncă; Deranjarea unei persoane prin spionare, urmărire.

• FIZICE: Atingere / bruscare intenționată; Agresare.

• VERBALE: Întrebuinţarea unor expresii jignitoare; Glume care afectează demnitatea; Cântece; Deranjarea unei persoane prin cicălire; Avansuri sexuale; Denigrări; Ridiculizări; Comentarii jignitoare referitoare la persoană – modul în care se prezintă sau se îmbracă etc.; Presiuni făcute  pentru a participa la activităţi religioase, politice, sociale; Dezvăluirea unor aspecte ale vieţii private; Formularea unor sesizări sau plângeri calomnioase.

Obiectivitate în evaluare

Salariaţii cu funcţii de conducere trebuie să manifeste obiectivitate în evaluare astfel încât să asigure egalitatea de şanse şi tratament cu privire la dezvoltarea carierei pentru subordonaţi.

Salariaţii cu funcţii de conducere au obligaţia să examineze şi să aplice cu obiectivitate criteriile de evaluare a realizării obiectivelor şi competenţei profesionale, atunci când propun ori aprobă

avansări,promovări, transferuri, numiri sau eliberări din funcţii ori acordarea de stimulente materiale sau morale, excluzând orice formă de favoritism ori discriminare.

Se interzice salariaţilor cu funcţii de conducere să favorizeze sau să defavorizeze accesul ori promovarea în funcţie pe criterii discriminatorii, de rudenie, afinitate sau alte criterii.

Utilizarea resurselor societăţii, accesul la echipamentele IT, Internet şi e-mail – protecţia şi folosirea corespunzătoare

Bunurile Societatii:  documente, consumabile, echipamente, materiale, proprietatea intelectuală, software-ul, hardware-ul, facilităţi şi alte proprietăţi, reprezintă resurse care aparţin şi trebuie folosite exclusiv în interesul Societatii.

Protecţia acestor proprietăţi împotriva pierderii, avarierii sau furtului este responsabilitatea tuturor salariaţilor, care sunt obligaţi:

• să ocrotească proprietatea, să evite producerea oricărui prejudiciu, să acţioneze în orice situaţie ca un bun gospodar;

• să folosească timpul de lucru şi bunurile aparţinând societăţii numai pentru activităţile specifice atribuţiilor de serviciu;

• să propună şi să asigure, potrivit atribuţiilor, folosirea utilă şi eficientă a resurselor financiare şi conform cu prevederile legale.

RESPECTAREA CONSTITUŢIEI, A LEGILOR, A REGULILOR ŞI REGLEMENTĂRILOR INTERNE

Politica Societatii impune salariaţilor obligaţia ca, prin actele şi faptele lor, să respecte Constituţia, legile ţării şi să acţioneze pentru punerea în aplicare a dispoziţiilor legale, conform cu atribuţiile care le revin, cu respectarea eticii profesionale si a eticii în afaceri.

RELAŢII DE AFACERI ŞI CONDUITĂ ÎN CADRUL RELAŢIILOR CU REPREZENTANŢII EXTERNI

Societatea trebuie să dezvolte relaţii de afaceri corecte şi oneste cu clienţii, furnizorii, competitorii şi să obţină performanţe prin practici de afaceri morale şi legale – fără manipulare, tăinuire, abuz de informaţii privilegiate sau denaturare a faptelor.

Vânzarea produselor şi serviciilor, precum şi achiziţia de produse şi servicii de la furnizori se  face numai pe baza calităţii, a preţului şi a serviciilor şi niciodată pe baza oferirii sau primirii de bani, cadouri, invitaţii sau favoruri.

Niciun salariat nu va achiziţiona privilegii sau beneficii speciale prin mită, contribuţii politice ilegale sau alte plăţi ilicite şi nu va oferi valori niciunui funcţionar al unei autorităţi cu scopul de a influenţa decizia acestuia.

Nu se vor efectua înregistrări false sau formale în registrele societăţii sub niciun motiv, şi niciun salariat datele personale sunt colectate, procesate, stocate şi transferate cu măsurile de precauţie

adecvate pentru a asigura confidenţialitatea şi pot fi accesate numai de un număr strict limitat de persoane, desemnate de Directorul General, care au semnat un angajament de confidențialitate inainte de a procesa datele respective, respectându – se principiul ,,nevoia de a cunoaște”;

• personalul desemnat pentru a colecta, procesa, stoca și gestiona datele personale ale angajaților își va desfășura activitatea în încăperi separate, prevăzute cu încuietori, acesta având obligativitatea de a securiza încăperea ori de câte ori o părăsește;

• dosarele conținând date cu caracter personal vor fi păstrate în dulapuri încuiate, dispuse în încăperea în care își defășoară activitatea personalul desemnat;

• persoanele desemnate, care operează datele personale ale angajaților pe sisteme informatice, au obligația de a stoca și procesa aceste date intrun fișier parolat, astfel încât accesul la acestea să fie restricționat și controlat;

• fișierul care conține datele personale ale angajaților va fi stocat și pe un mediu de stocare portabil securizat, astfel încât, capacitatea de a restabili disponibilitatea datelor cu caracter personal şi accesul la acestea să se efectueze timp util, în cazul în care are loc un incident de natură fizică sau tehnică;

• personalul desemnat pentru a colecta, procesa, stoca și gestiona datele personale ale angajaților are obligația notificării autorităţilor de supraveghere cu privire la încălcările securităţii datelor cu caracter personal şi informarea persoanelor vizate cu privire la aceste încălcări;

• ori de câte ori va fi necesar, salariaţilor şi altor persoane li se vor cere consimţământul în vederea colectării, procesării, transferului şi stocării datelor  personale;

• salariaţii pot să revizuiască datele personale privind eventualele erori;

• salariaţii au obligaţia comunicării schimbărilor provenite în datele personale;

• la plecarea din Societate, foștii angajați au dreptul de a obţine din partea Societatii ştergerea datelor cu caracter personal care îi privesc, iar operatorul desemnat are obligaţia de a şterge datele cu caracter personal fără întârzieri, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

-datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

-persoana vizată îşi retrage consimţământul pe baza căruia are loc prelucrarea, şi nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrarea acestora.

• la plecarea din Societate, foștii angajați au dreptul de a obţine din partea Societatii ştergerea datelor cu caracter personal care îi privesc, iar operatorul desemnat are obligaţia de a şterge datele cu caracter personal fără întârzieri, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

– datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

-persoana vizată îşi retrage consimţământul pe baza căruia are loc prelucrarea, şi nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrarea acestora.

RAPORTAREA ŞI COMUNICAREA INFORMAŢIILOR DE INTERES PUBLIC

Salariaţii sunt responsabili, pe zona de activitate, pentru raportări, rapoarte şi documente pe care societatea le depune la autoritaţi şi alte comunicate publice – trebuie să conţină informaţii financiare sau de altă natură complete, corecte, exacte, actuale şi logice.

Accesul la informaţii, înregistrări sau facilităţi ale Societatii se permite cu dispoziţia/aprobarea unui reprezentant abilitat din societate.

RELAŢIA CU AUTORITĂŢI ŞI INSTITUŢII PUBLICE

Salariaţii au obligaţia să apere în mod loial prestigiul Societatii şi să se abţină de la orice act ori fapt care poate produce prejudicii imaginii sau intereselor legale ale acesteia.

Salariaţilor le este interzis:

• să exprime în public aprecieri neconforme cu realitatea în legatură cu activitatea societăţii, cu politicile şi strategiile acesteia;

• să dezvăluie informaţiile la care au acces în exercitarea funcţiei, dacă aceasta dezvăluire este de natură să atragă avantaje necuvenite ori sa prejudicieze societatea; această prevedere se aplică şi după încetarea raportului de serviciu, pentru o perioadă de 2 ani;

• să dezvăluie informaţiile care nu au caracter public sau să remită documente care conţin asemenea informaţii, fără acordul Directorului General;

• să folosească telefonul sau oricare alte mijloace tehnice pentru a înregistra, atât video cât și audio, ședințele la care participă, alți angajați sau persoanele de conducere ale companiei.

LEGILE ANTITRUST ŞI LEGILE REFERITOARE LA CONCURENŢĂ

Se interzice salariaţilor, contractorilor, consultanţilor, agenţilor şi altor persoane care reprezintă Societatea să încheie acorduri oficiale/neoficiale/scrise/verbale care încalcă politica societăţii:

• acorduri sau înţelegeri cu competitorii în privinţa preţurilor sau în privinţa „împărţirii” clienţilor, produselor, serviciilor sau a teritoriilor;

• participarea la „licitaţii cu oferte trucate” ex. acorduri sau inţelegeri cu competitorii pentru impunerea comportamentului în licitare sau pentru a nu licita, în scopul dezavantajării altor competitori.

OPORTUNITĂŢI CORPORAŢIONALE; CONFLICTE DE INTERESE

Salariaţilor le este interzis să obţină avantaje personale din oportunităţi în care pot anticipa în mod rezonabil un interes al Societatii pentru o afacere în care este în relaţie directă, este în legătură cu aceasta sau a anunţat intenţia sa de a se angaja.

Salariaţii Societatii, indiferent de funcţie, nu trebuie:

• să întreprindă acţiuni sau să aibă interese care i-ar putea împiedică să îşi desfăşoare obiectiv şi eficient activitatea în favoarea societăţii;

• să aibă un interes direct sau indirect într-o tranzacţie în care societatea este sau poate deveni parte ex. relaţii de afaceri, achiziţii etc.;

• să aibă un membru al familiei care primeşte beneficii personale necorespunzătoare ca urmare a poziției sale ca salariat al societăţii’

• să lucreze pentru sau să reprezinte un client sau un furnizor în negocierile cu societatea.

  Al doilea job trebuie să fie separat de angajamentul în societate, nu trebuie să genereze sau să pară că generează un conflict de interese cu responsabilităţile în societate; nu trebuie să discrediteze societatea sau să afecteze independenţa şi obiectivitatea salariatului.

  Orice salariat care lucrează în afara Societatii este obligat să respecte în continuare contractele de confidenţialitate pe care le-a încheiat cu societatea.

  INTERDICŢIA PRIVIND PRACTICILE DE CORUPERE

  Prevederile anticorupţie interzic plata (mita) către un salariat al unei autorităţi în scopul obţinerii, păstrării, direcţionării de afaceri precum şi intenţia de a asigura un avantaj necuvenit in afaceri.

  Societatea prin salariaţi, agenţi, reprezentanţi, consultanţi sau terţe părţi nu trebuie să încerce direct sau indirect să influenţeze afacerile prin plăţi ilegale, mită, sau alte mijloace imorale sau ilegale.

  Politica Societatii incriminează şi interzice oferirea sau acordarea de obiecte de valoare/bani/divertisment/favoruri etc. funcţionarilor autorităţilor, partidelor politice sau candidaţilor pentru o funcţie politică în vederea obţinerii, păstrării, direcţionării afacerilor sau în scopul obţinerii unui avantaj necuvenit în afaceri.

  Prevederile contabile ale societăţii impun să păstreze registre şi înregistrări contabile care să reflecte exact şi corect tranzacţiile, precum şi să planifice şi să întreţină un sistem adecvat de controale contabile interne pentru a asigura acurateţea registrelor şi înregistrărilor contabile.

  StandARDE DE CONFORMITATE, RAPORTARE ŞI ACŢIUNI DISCIPLINARE

  Societatea se angajează să îşi desfăşoare activitatea conform cu standardele de conduită în raporturile de muncă impuse angajaților şi în afaceri.

  Salariaţii trebuie să raporteze cu bună credinţă încălcările reale sau posibile ale legilor în vigoare sau neconformitatea cu acest cod de etică – adresate ierarhic, către structuri abilitate sau direct Directorului General.

  Direcția Juridică este responsabilă în general pentru aplicarea Codului de Etică în ceea ce priveşte salariaţii.

  Informaţiile furnizate vor fi păstrate confidenţial şi se va impune o politică antirepresivă pentru protejarea celor care, de bună credinţă, raportează posibile încălcări ale politicilor societăţii sau legilor în vigoare.

  Orice derogare de la acest cod se analizează punctual, după dezvăluirea tuturor faptelor de către persoana care solicită derogarea şi va fi solutionată, conform legii şi reglementărilor aplicabile.

  Interzicerea acţiunilor represive

• Societatea interzice acţiunile represive împotriva unei persoane pentru raportarea unei activităţi pe care aceasta, de bună credinţă, o consideră a fi o încălcare a unei legi, politici, reglementări sau prevederi ale acestui cod.

Orice salariat care consideră că este victimă a unei acţiuni represive de orice natură trebuie să raporteze situaţia ierarhic sau unui reprezentant Direcția Juridică.

REGLEMENTĂRI CU PRIVIRE LA INTEGRITATE

Şefii structurilor organizatorice sunt responsabili pentru funcţionarea unui sistem eficient de comunicare internă, pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea procedurilor interne formalizate pe activităţi şi pentru instruirea şi conştientizarea salariaţilor privind obiectivele, activităţile, modul de acţiune, obligaţiile profesionale şi personale, inclusiv respectare Regulamentului Intern.

Informaţiile referitoare la procesele şi deciziile manageriale care vizează obiective, acţiuni/activităţi, măsuri legislative, administrative şi organizatorice care privesc activitatea şi pe salariaţii societăţii sunt comunicate:

• prin programe, decizii, dispoziţii, documente, corespondenţă etc. si fluxul de înregistrări;

• în şedințe operative/analize organizate de Director General/Director General Adjunct/şefi structuri, pe diferite nivele;

• în cadrul instruirilor interne planificate (atunci când se consideră necesar);

• prin dispoziţii scrise/verbale.

În legătură cu realizarea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, salariaţii au posibilitatea să semnaleze neregularităţi, fără ca semnalările să atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de persoana care se conformează acestor proceduri.

Prin abateri şi nereguli se înteleg, în principal:

• încălcări ale prevederilor prezentului cod;

• incălcări privind legi, norme, reglementări, coduri de practică sau declaraţii profesionale;

• management defectuos;

• abuz de putere;

• pericol pentru sănătatea, securitatea şi siguranţa muncii;

• cazuri grave de conduită necorespunzătoare;

• neglijenţă sau ascunderea neglijenţei.

Pot semnala abateri şi nereguli :

• orice salariat;

• alte categorii denumite generic persoane ex.: orice fost salariat al societăţii, orice persoană în relaţie cu societatea (contract de prestări de servicii, reprezentanţii unor firme cu care societatea are sau a avut diverse relaţii).

Principii generale pentru  protecţia avertizării (semnalării neregulilor) – sunt:

• principiul responsabilităţii – conform căruia orice persoană care semnalează incălcări ale legii este datoare să susţină reclamaţia cu date sau indicii privind fapta săvârşită;

• principiul nesancţionării abuzive – conform căruia nu pot fi sancţionate persoanele care reclamă sau sesizează încălcări ale legii, direct sau indirect;

• principiul bunei administrări – conform căruia Societatea este datoare să îşi desfăşoare activitatea cu profesionalism ridicat, eficient, eficace şi economic în folosirea resurselor;

• principiul bunei conduite – conform căruia este ocrotit şi încurajat actul de avertizare cu privire la aspecte de integritate morală şi bună administrare, pentru a spori capacitatea administrativă şi prestigiul societăţii;

• principiul bunei credinţe – conform căruia este ocrotit/ocrotită salariatul/persoana, care a facut o sesizare, convinsă fiind de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încălcare a legii.

• principiul investigaţiei – imparţiale şi confidenţiale.

  Sunt considerate neregularităţi şi se semnalează faptele prevăzute de lege ca fiind infracţiuni, contravenţii sau încălcări ale normelor interne, următoarele:

• infracţiuni contra libertăţii persoanei –  ex. ameninţare, hărţuire, santaj;

• infracţiuni contra libertăţii şi integrităţii sexuale – ex. hărţuire sexuală

• practici sau tratamente preferenţiale ori discriminatorii în exercitarea atribuţiilor de serviciu;

• evaluări neobiective – ex. la recrutare, selectare, promovare, retrogradare, eliberare din funcţie;

• infracțiuni contra patrimoniului: furt, gestiune frauduloasă etc.;

• administrarea defectuoasă sau frauduloasă a patrimoniului public și privat al Societatii;

• incompatibilităţi şi încălcări ale legislaţiei privind achiziţiile publice, concesionările, inchirierile şi alte operaţiuni comerciale;

• incălcări ale legislaţiei privind finanţările, obţinerea ilegală de fonduri, deturnarea de fonduri etc.;

• infracţiuni de serviciu: abuz în serviciu, neglijenţă în serviciu, conflict de interese, delapidare, purtare abuzivă, violarea secretului corespondenţei, divulgarea informaţiilor secrete de stat, de serviciu sau nepublice, divulgarea secretului profesional etc.;

• infracţiuni de corupţie: luarea de mită, darea de mită, trafic de influenţă etc.;

• infracţiuni contra autorităţii: ultraj, distrugere de înscrisuri etc.;

• incălcări ale legislaţiei comerciale, acordurilor şi actelor comerciale încheiate;

• infacţiuni contra înfăptuirii justiţiei: tăinuirea, obstrucţionarea etc.;

• activităţi care afectează sănătatea şi securitatea salariaţilor, neluarea/nerespectarea măsurilor legale de securitate şi sănătate în muncă;

• încălcarea prevederilor privind incompatibilităţile şi conflictele de interese;

• partizanatul politic în exercitarea prerogativelor postului;

• încălcări ale legii în privinţa accesului la informaţii şi a transparenţei decizionale;

• incompetenţa sau neglijenţa în serviciu;

• încălcări ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne, fără respectarea legii;

• emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelarea

• acţiuni/nereguli/abateri care pot să dăuneze sau să perturbe funcţionarea normală a activităţii;

• evenimente de orice natură sau care conduc la indiciile unor repetări sau unor acte deosebite;

• refuzul sau neacceptarea efectuării de către salariaţi, a unor lucrări încredinţate în mod corect;

• încălcarea altor dispoziţii legale, care impun respectarea principiului bunei administrări şi a regulilor de conduita

Comportamentul care contravine principiilor prevăzute prin prezenta va fi corectat prin acţiuni corective şi/sau sancţionat juridic/disciplinar, în funcţie de legile aplicabile.

Politica Societatii interzice cu stricteţe orice formă de represiune asupra celor care raportează cu bună credinţă posibile incălcări ale legilor în vigoare, ale politicii societăţii, sau a unui comportament neadecvat.

CONFIDENŢIALITATE

Persoanele care iau cunoştinţă de sesizare ex. primire, analize, evidenţe au obligaţia de a păstra confidenţialitatea informaţiilor, cu excepţia cazurilor în care divulgarea acestora este impusă de legi, reguli, reglementări în vigoare şi de proceduri.

Sesizarea cu datele corespunzătoare se introduce într-un plic pe care se inscrie numele persoanei la care doreşte să ajungă şi menţiunea “Sesizare nereguli”.

REGULI DE SEMNALARE NEREGULARITĂŢI

În procesul de semnalare a neregularităţilor, este obligatoriu:

• pentru salariaţi, să anunţe operativ abateri sau nereguli observate;

• pentru Societate, să asigure investigaţia sesizărilor – prompt, imparţial şi confidential;

Semnalarea neregularităţilor se referă, în principal, la:

• informaţii deţinute cu privire la încălcarea politicilor şi a principiilor Companiei;

• identificare dovezi ce privesc fraude sau alte activităţi neconforme – existente/posibile;

• abateri sau nereguli, care s-au produs, se produc sau se pot produce – existente/posibile;

• incidente şi circumstanţele producerii acestora.   

Dacă sunt motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregulă, trebuie argumentate cu fapte relevante existente şi dovezi.

Şefii de structuri şi factorii responsabili în soluţionare vor trata cu atenţie, solicitudine, interes şi discreţie, problemele, neclarităţile, sugestiile şi propunerile salariaţilor pentru soluţionarea operativă şi legală a acestora.

La finalizare, salariatul/alt avertizor va primi un răspuns în care se va arăta modul de soluţionare a neregularităţii semnalate – răspunsul se întocmeşte de către destinatar.

ADRESARE, ÎNREGISTRARE, PROCESARE, ANALIZĂ, SOLUŢIONARE

Dacă salariatul decide, obiectiv, să sesizeze o neregulă se va adresa, în scris, în funcţie de problemă, către persoanele responsabile:

• şef ierarhic sau şef structură în care s-a constatat neregula –  dacă şeful nu are implicare;

• şef ierarhic superior acestuia – atunci când şeful ierarhic este implicat în neregularitate;

• Director General.

În situaţia în care șeful ierarhic a fost înştiinţat verbal de posibilitatea existenţei unor neregularităţi, acestuia îi revine obligaţia de a transpune în scris informaţiile primite.

În cazul în care sesizarea unei nereguli se adresează către un şef de structură/ destinatar specificat acesta o analizează şi o soluţionează în competenţa funcţiei sau informează Directorul General pentru măsurile ce se impun.

Sesizarea realizată în forma scrisă – cu/fără date de identificare privind salariatul/persoana care semnalează neregularităţile.  Formular de sesizare va conţine informaţii privind:

• locul şi data/perioada săvârşirii faptei;

• descrierea faptei;

• aspecte explicite care fac obiectul neregularităţii;

• persoane implicate etc.;

• dacă în activitatea neconformă sunt implicate una sau mai multe persoane, în sesizare se va menţiona numele şi locul de muncă ale acestora, în măsura în care se cunoaşte;

• dacă salariatul nu cunoaşte persoana implicată în activitatea neconformă, va prezenta o descriere a acesteia, cât mai aproape de realitate.

Asumându-şi responsabilitatea, salariatul va depune odată cu sesizarea, şi dovada unor posibile activităţi neconforme sau indicii privind fapta savârşită, daca acestea există.

Circuitul sesizărilor :

se completează – de persoana care sesizează neregula (avertizor);

se depune – de avertizor, prin registratura generală;

înregistrare-evidenţă-monitorizare – se înregistrează zilnic şi se transmit la secretariat spre evidenţă (în registrul specific);

circuit  – la Director General şi, conform rezoluţiei acestuia, pentru analiză şi răspuns la Serviciul Juridic,Legalitate Acte la responsabilul desemnat, la comisie şi la persoana responsabilă de constatarea modului în care neregula a fost rezolvată;

feed-back – rezultat analiză, proiect de răspuns către avertizor – la Director General.

Directorul General analizează neregularităţile semnalate şi dispune privind soluţionarea:

• când constată că neregularităţile sunt minore – măsuri de corecţie realizate prin structurile din subordine;

• când constată că neregularităţile sunt mari/impun clarificări etc. – dispune prin decizie efectuarea de analiză, sau cercetare disciplinară prealabilă – prin comisie special desemnată, în scopul elucidării celor semnalate şi  propunerii de măsuri.

Procedura de cercetare disciplinară prealabilă se poate declanşa direct sau în urma analizei, cu respectarea termenelor legale.

Comisia analizează cu răspundere sesizarea în fapt şi în drept şi se pronunţă privind faptele, încălcările, vinovaţii, încadrarea juridică, acţiunile care trebuie intreprinse pentru prevenirea agravării prejudiciului şi pentru eliminarea cauzelor apariţiei neregulilor semnalate, termene şi responsabili pentru execuţie şi control – se întocmeşte document constatator aferent – Act Constatator, Proces Verbal şi se prezintă Directorului General.

Directorul General are obligaţia de a înştiinţa autorităţile abilitate de lege, cu privire la  actele sau faptele care pot atrage răspunderea juridică, potrivit legii.

DOCUMENTE DE RAPORTARE ŞI EVIDENŢE

Registru de evidenţă neregularităţi

Se completează de Serviciul Juridic,Legalitate Acte şi conţine următoarele informaţii:

– Număr şi dată de înregistrare

– Data semnalării neregulii

– Nume şi prenume avertizor, după caz, precizarea „anonim”

– Structura în care s-a constatat neregula semnalată

– Data constatării apariţiei neregulii

– Descriere ex. neregulă constatată, prejudiciul cauzat de neregula constatată (daca se cunoaşte )

– Descriere acţiuni necesare în vederea eliminării neregulei constatate şi a cauzelor care au dus la  aceasta

– Nume şi prenume responsabil de implementarea acţiunii

– Termen de finalizare

– Nume responsabil să constate dacă neregula semnalată a fost rezolvată, rezultatul verificării, alte comentarii, data când a efectuat verificarea

Nota: se poate completa cu trimiteri la documente precizate din dosarul ,,Semnalare nereguli”.

Pentru fiecare sesizare înregistrată se conexează documentele de soluţionare, inclusiv răspunsul – se păstrează Serviciul Juridic, Legalitate Acte ca grup de documente unitare în evidenţă cronologică – identificate cu denumirea ,,Semnalare neregularităţi”. 

arhivare: 5 ani de la finalizarea acţiunilor care au dus la eliminarea neregulei constatate.

Sesizările cu implicaţii juridice sau disciplinare respectă regimul specific de păstrare şi arhivare – prin structurile responsabile.

Dacă este cazul, şefii de structuri implicate prezintă Directorului General informaţii şi rapoarte specifice, prin Serviciul Juridic, Legalitate Acte.

PROTECŢIA SALARIAŢILOR CARE SEMNALEAZĂ NEREGULI

În faţa Directorului General şi a comisiei de disciplină, salariatul care a semnalat o neregulă beneficiază de protecţie, după cum urmează:

• respectivul salariat beneficiază de prezumţia de bună credinţă, până la proba contrară;

• în măsura posibilă, se exclud consecinţele pentru salariatul care sesizează cu bună-credinţă;

• dacă cel reclamat este şef ierarhic, direct sau indirect, ori are atribuţii de control, inspecţie şi evaluare a salariatului, se va asigura protecţia acestuia ascunzându-i identitatea.

RESPONSABILITATE ŞI AUTORITATE

Directorul General

• analizează toate sesizările care îi sunt adresate şi soluţionează sesizările primite de la subordonati;

• decide acţiuni menite să elimine neregularităţile şi cauzele acestora;

• desemnează comisii abilitate pentru analize şi cercetări disciplinare.

Salariaţii, indiferent de funcţie, şi alte persoane în calitatea de avertizori  au sarcina să informeze, ierarhic, persoanele abilitate sau pe Directorul General, în situaţiile în care iau cunostinţă sau identifică încălcări ale legilor, posibile fraude, corupţie sau nerespectarea procedurilor interne, regulamentelor, Codului de Conduită sau desfășoară alte activităţi ce pot afecta negativ interesele societăţii/salariaţilor.

Dispoziții finale

Codul de etică şi integritate este menit să îndrepte atenţia şefilor şi salariaţilor asupra zonelor de risc etic, să le ofere indicaţii pentru a-i ajuta să recunoască şi să facă faţă problemelor de natură etică, să stabileasca mecanisme pentru raportarea comportamentului neadecvat şi să ajute la cultivarea valorilor şi principiilor operaţionale.

Codul de etică şi integritate  nu poate anticipa, defini şi acoperi toate elementele unui comportament sau toate scenariile de afaceri – orice alte probleme sau circumstanţe care nu sunt tratate explicit se soluţionează pe criteriile bunului simţ şi ale judecăţii obiective.

Prezentele norme nu sunt exhaustive – fiecare situaţie particulară privind comportamentul sau modul de prezentare se tratează prin prisma aceleiaşi politici a Societatii

Salariaţii Societatii sunt liberi să comunice preocupările lor in materie de etică.

Prezentul cod se comunică în Societatii, se asigură un mediu de conformitate, se monitorizează respectarea standardelor de comportament şi se iau măsurile corespunzătoare în cazul încălcării acestuia.

SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.

DIRECTOR GENERAL,

FECIORU ANDREI

Serviciul Juridic, Legalitate Acte,                                                  

        Canbolant Safa Singrid Adriana