P.S. nr. 14 Gestionarea Documentelor
PROCEDURĂ DE SISTEM
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
COD: P.S.14
Ediţia I
Revizia 0
- Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea ediţiei
- Evidenta modificari procedura
Nr. crt. | Editia/ revizia | Componenta revizuita | Cauza/ Baza/ Descrierea modificarii | Data de la care se aplica editia/ revizia |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 |
1 | I | – – |
3. Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul procedurii
Nr. crt. | Scopul difuzarii | Structura Functionala | Functie | Nume si prenume | Data primirii | Semnatura |
0 | 1 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Aplicare | Director General Adjunct | Director General Adjunct | |||
2 | Aplicare | Directia Economica | Director Economic | |||
3 | Aplicare | Directia Tehnica | Director Tehnic | |||
4 | Aplicare | Directia Salubrizare | Director Salubrizare | |||
5 | Aplicare | Serviciul Administrativ | Sef Serviciu | |||
6 | Aplicare | Compartimentul Juridic, Legalitate Acte | Compartiment | |||
7 | Aplicare | Serviciul Resurse Umane | Sef Serviciu |
- Scopul procedurii
4.1. Stabileşte modul de derulare a procesului privind implementarea și gestionarea documentelor, prin intermediul căruia conducerea Salubritate Sector 5 SA organizează şi administrează procesul de identificare, elaborare, aprobare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, şi arhivare a informațiilor documentate interne şi a celor provenite din exteriorul Societatii necesare funcționării sistemului de management al calității.
4.2 Procedura de sistem permite control asupra ciclului complet de existență al informațiilor documentate şi accesibilitate conducerii şi angajaţilor Societatii, precum şi terţilor abilitaţi.
4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.
4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager îl sprijină în luarea deciziei.
4.5. Stabilește norme cu privire la formă, mod de întocmire, evidenţa şi circuit corespondenţă primită/transmisă în relaţiile Salubrizare sector 5 S.A. denumită în continuare Societatea:
– cu entităţi şi persoane fizice din exterior;
– în Societate – interdepartamentale/intercompartimentale – pentru uz intern
Corespondenţa se definește generic – comunicarea de informații primite/transmise – în scris/suport IT – adrese, documente, documentații, note interne etc.
5. Domeniul de aplicare
5.1. Procedura de sistem – Gestionarea documentelor – stabileşte activităţile care trebuie realizate în vederea implementării prevederilor standardelor internaționale și naționale în domeniu.
5.2. În implementarea procedurii de sistem – Gestionarea documentelor – este implicată conducerea companiei, care organizează şi administrează procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul organizaţiei, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi angajaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.
5.3. Principalele activităţi derulate în vederea implementării procedurii de sistem, Gestionarea documentelor, sunt următoarele:
- Definirea regulilor clare şi stabilirea procedurilor cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor;
- Organizarea unui compartiment distinct pentru primirea, înregistrarea şi expedierea documentelor;
- Organizarea, la nivelul fiecărui compartiment, a evidenţei documentelor primite şi expediate;
- Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.;
- Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii şi respectării de către angajaţi a reglementărilor legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare al acestora;
- Crearea unui sistem de păstrare/arhivare exhaustiv şi actualizat a documentelor, potrivit unor reguli şi proceduri stabilite, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personalului competent spre utilizare.
5.4. Corespondenţa care are caracter clasificat – se tratează distinct prin structura de securitate.
5.5. Această componentă se bazează pe colaborarea în cadrul structurii organizatorice a Societatii, astfel încât, la fixarea şi definirea activităţii, la delimitarea acesteia de alte activităţi sau la precizarea structurilor funcționale cu atribuţii legate de activitatea respectivă, să fie eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între structuri funcționale, de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilităţi etc.
5.6. Compartimentele furnizoare de date şi/sau care depind de implementarea procedurii de sistem, Gestionarea documentelor, sunt:
- Conducerea Societatii.;
- Comisia de monitorizare;
- Direcția Control;
- Toate directiile si compartimentele din cadrul Societatii.
6. Documente de referinţă
6.1. Reglementări internaţionale
- SR EN ISO 9001:2015, Sistem de management al calității.
6.2. Legislaţie primară
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
- · Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- · Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- · Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată;
- · Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 233/2002.
6.3. Legislaţie secundară
- Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice cu modificările și completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;
- Hotărârea Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România, cu modificările și completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, cu modificările ulterioare;
- · Hotărârea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondenţei clasificate, cu modificările şi completările ulterioare.
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale companiei
- Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Salubrizare 5 SA;
- Regulamentul de ordine interioară al Salubrizare 5 SA;
- Codul de Conduită al Salubrizare 5 SA;
- P.S. – 01 – Procedură de sistem privind elaborarea procedurilor;
7. Definiţii şi abrevieri și termeni utilizați
7.1. Definiţii ale termenilor
Nr. crt. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul |
1. | Gestionarea documentelor | Procesul de administrare a documentelor unei organizaţii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor. |
2. | Procedură de sistem | Procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică. |
3. | Procedura operaţională | Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual. |
4. | Ediţie a unei proceduri de sistem | Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri de sistem aprobată şi difuzată. |
5. | Revizia în cadrul unei ediţii | Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii de sistem, acţiuni carea au fost aprobate şi difuzate |
7.2. Abrevieri
Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat |
1. | S5 SA | Salubrizare sector 5 S.A. |
2. | DG | Director General |
3. | PS | Procedura de sistem |
4. | PO | Procedură operațională |
5. | CM | Comisia de monitorizare |
6. | EGR | Echipa de gestionare a riscurilor |
7. | E | Elaborare |
8. | V | Verificare |
9. | A | Aprobare |
10. | Ap | Aplicare |
11. | Ah | Arhivare |
7.3. Abrevieri/Indicative/coduri ale compartimentelor din cadrul Salubrizare sector 5
Nr. crt. | Abrevierea/Indicativul/ Codul care se alocă PO | Termenul abreviat |
1. | DE | Directia Economica |
2. | DS | Directia Salubrizare |
3. | DT | Directia Tehnica |
4. | RU | Serviciul Resurse Umane |
5. | BGC | Birou Guvernanță Corporativă |
6. | CJ | Compartiment Juridic |
7. | CA | Consiliul de Administratie |
8. | AGA | Adunarea Generala a Actionarilor |
8. Descrierea procedurii de sistem
Procedura „Gestionarea documentelor” face parte din secţiunea „Informarea şi comunicarea” Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, care cuprinde probleme legate de organizarea şi administrarea procesului de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul Companiei.
Prezenta procedură de sistem stabileşte un set de reguli şi operaţiuni unitare, precum şi responsabilităţi în activitatea de implementare şi dezvoltare a Standardului 13 – Gestionarea documentelor și a SR EN 9001: 2015, Sistem de management al calității.
Prin prezenta procedură se stabilesc reguli cu privire la primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât, sistemul să fie accesibil Director General/Director Adjunct/ șefi de compartimente/salariaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.
Corespondenţa trebuie să fie purtătoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul Companiei
Corespondenţa utilizează purtători diferiţi ai informaţiei (hârtie, harduri, CD, memory stick etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curier, poşta, poşta electronică, fax etc.)
În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenţă, operaţiunile de intrare – ieşire, înregistrare şi stocare trebuie adaptat corespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate cerințele majore privind:
- asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;
- confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;
- stocarea (arhivarea) corespondenţei;
– accesul la corespondenţa realizată.
8.1. Generalităţi
În Societate se înregistrează obligatoriu toată corespondenţa:
- primită – intrări, expediată – ieşiri;
- toată corespondenţa întocmită pentru uz intern – intrări/ieşiri,
indiferent de tip, forma materială (suport hartie, fax, diskete, CD), modalităţi de primire/ transmitere ex.: curier, poştă, firme de curierat rapid, salariaţi proprii, terţi, poşta electronică, fax, sisteme proprii de distribuţie internă .
Comisia de monitorizare și Direcția Control vor asigura îndrumare metodologică pentru:
- Aducerea la cunoştinţa întregului personal a legislaţiei privind gestionarea documentelor;
- Organizarea sistemului de evidenţă a corespondenţei;
- Inventarierea anuală sau periodică a documentelor;
- Selecţionarea documentelor;
- Păstrarea şi utilizarea documentelor;
- Arhivarea corespondenţei;
- Manipularea corespondenţei clasificate, care reprezintă documentele sau materialele ce conţin informaţii clasificate secrete de stat sau secrete de serviciu, introduse în plicuri, colete, genţi, valize, containere sau alte asemenea dispozitive, pregătite pentru expediere.
8.2. Documente utilizate
- Corespondenţa Companiei se editează oficial – însemn siglă, date referinţă
- Toate documentele vor fi redactate ținând cont de următoarele setări:
Conţinutul paginii:titluri: style – bold, font – Times NewRoman, font size – 12; • capitole: style – bold, font – Times New Roman, font size – 12; • text: style – normal, font – Times New Roman, font size – 12, • interlinii – 1,5; Dimensiunile paginii: • marginea de sus – 1,5 cm (0,58”); • marginea de jos – 1,5 cm (0,58”); • marginea din stânga – 2,5 cm (0,91”); • marginea din dreapta – 1,5 cm (0,58”); |
- Toate documentele se vor redacta în două exemplare astfel:
- un exemplar va conține semnăturile celor care întocmesc documentul, șefilor direcți, șefilor de structură și director general/director general adjunct în funcție de subordonare
- un exemplar care va conține doar semnătura director general/director adjunct
- Corespondenţa se înregistrează, se datează, se avizează/ aprobă – se semnează în clar şi olograf.
- Structurile funcționale din cadrul Societatii sunt obligate să arhiveze fiecare document primit spre soluţionare împreună cu răspunsul acestuia (exemplarul 2 al răspunsului).
- Documentele, inclusiv exemplarul 2 al răspunsului se vor păstra la nivelul fiecărei structură în vederea arhivării în conformitate cu Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare.
- La corespondenţa cu informaţii confidenţiale se inserează în josul fiecărei pagini o casetă cu menţiunea:
„ Această comunicare conţine informaţii confidenţiale, destinate exclusiv persoanei fizice sau juridice indicată.
Dacă aţi intrat în posesia comunicării, altfel decât prin adresare directă, vă rugăm să ne anunţaţi urgent, în orice mod şi nu o comunicaţi nici unei persoane fizice sau juridice fără acordul nostru. Vă multumim Societatea.”
Sunt exceptate documentele care au destinatar instituţii ale administraţiei centrale sau locale, instanţe judecătoreşti, Curtea de Conturi, Preşedinţie, Senat, Guvern etc.
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate
- Nomenclatorul arhivistic;
- Procedură de sistem privind arhivarea documentelor;
- Norme interne privind primirea/expedierea, înregistrarea, inventarierea şi arhivarea corespondenţei care conţine informaţii clasificate;
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate
Nomenclatorul arhivistic stabileşte termenele de păstrarea ale documentelor existente în Salubritate sector 5 SA
- Prin Registratură – se înregistrează centralizat corespondenţa:
- intrări şi ieşiri – în relaţia Societatea cu entităţi şi persoane fizice din exterior
- intrări şi ieşiri – structuri/salariaţi care, prin conţinut, impun înregistrare evidenţa ex.: cerinţe legale de înştiinţare conducător unitate, cerinţe legale de înregistrare a proceselor verbale de control, aprobări solicitări de eliberare a unor documente, petiţii etc.
- În sistem compartimental – se înregistrează descentralizat corespondenţa:
- intrări – repartizată prin rezoluţie ierarhică – din sistem Registratură;
- intrări/ieşiri corespondenţa pentru uz intern – primită/întocmită şi transmisă.
NOTA Dischetele şi CD-urile se înregistrează în acelaşi regim ca şi corespondenţa pe suport hărtie, în registru separat – sistem centralizat.
- Înregistrarea documentelor începe cu 1 Ianuarie şi se încheie la 31 Decembrie, în fiecare an. Numerele vor fi acordate în ordine cronologică în Registrul de intrări-ieșiri.
Sistemul de înregistrare – evidenţă se reia la începutul fiecarui an calendaristic.
Se admit derogări la înregistrările documente interne „evidenţe preconstituite” ex.: când natura activităţilor necesită continuitatea înregistrărilor etc. Obligatoriu, se înscriu pe fiecare document primit/emis/transmis-număr, data înregistrare, după caz cod literă.
- Registratura şi şefii structurilor organizatorice din Societate primesc, necondiţionat corespondenţa, inclusiv notele interne.
- Toate Procesele Verbale de Control ale autorităţilor abilitate se înscriu în Registrul Unic de Control şi se înregistrează la Registratura Generală a societăţii.
- Corespondenţa în relaţia cu Primaria Municipiului București, Primaria Sector 5, se transmite în timp util şi se înaintează după consultarea prealabilă a persoanei desemnate din primarie – cu responsabilităţi de monitorizare a activităţilor din societate.
- Documentele expediate în urma unei solicitări/sarcini/măsuri, se transmit în termen şi conţin date de identificare:
- număr şi data documentului la care se face referire
- persoana de contact – nume-prenume, nr. telefon, structură.
- Pentru documente condiţionate de termene – ex: juridice, comerciale, financiar – contabile etc. se recomandă ca distribuţia şi arhivarea să se facă cu anexarea suporţilor de identificare a datei de intrare, respectiv de expediţie ( plicuri, confirmări etc).
8.2.3. Circuitul documentelor
Documentele create şi deţinute în cadrul companiei vor fi constituite în dosare şi vor fi arhivate şi păstrate conform termenelor stabilite în Nomenclatorul arhivistic.
CORESPONDENŢA CENTRALIZATĂ – cu entități sau persoane fizice din exterior
- Înregistrare, monitorizare – se face prin Registratura – Registru de Intrări – Ieşiri.
- Activitatea cu documente clasificate de nivel secret de stat, precum şi cu documente secrete de serviciu respectă dispoziţiile legale – această categorie nefiind inclusă în obiectul prezentului regulament.
Înregistrare INTRĂRI corespondenţă
- Corespondenţa intrată în societate se identifică:
- însemn – ştampilă:Compania – INTRARE nr………….din……………. ;
- înscris număr de înregistrare crescător cronologic, în ordinea primirii şi data înregistrării, începând cu numărul 1 de la 1 Ianuarie anual și se încheie la 31 Decembrie;
- cod literă -dacă se utilizează mai multe registre ex Registru evidenţa adeverinţe – cod A 1÷n.
- Numerele de înregistrare date documentelor intrate nu se repetă.
- Se completează coloanele aferente din registru pentru toate documentele .
- Corespondenţa confidenţială, cu destinatar nominalizat – se dirijează din registratură, fără a fi deschisă – înregistrarea se face după datele de pe plic, ştampilă şi numărul de intrare se trece pe plic, urmănd ca destinatarul să preia înregistrarea pe lucrare.
Înregistrare IEŞIRI corespondenţă
- Are caracter oficial – ştampila societăţii şi semnatură – în clar şi olograf – Director General/ Director General Adjunct în absenţă – înlocuitor şi/sau, după caz, conform competenţelor de aprobare, delegate.
- Corespondenţa ieşită din societate se identifică:
- însemn – ştampilă: Compania – IEŞIRE nr………….din…………….
- înscris număr de înregistrare crescător în ordinea primirii şi cronologic – data înregistrării
- în Registru intrare – ieşire se completează coloanele aferente pentru toate documentele.
- Expediţia corespondenţei externe se face prin poşta, curier/delegat sau direct – cu aviz poştal sau semnături de primire în registrul de corespondenţă, borderou sau pe exemplarul martor.
Corespondență Descentralizată
- În cadrul fiecărui compartimentse asigură înregistrarea/evidenţa descentralizată prin:
Registru de intrări – ieșiri al fiecărui compartiment.
- Registrele de intrări – ieșiri ale compartimentelor se înregistrează la Registratură/Secretariat;
- Numerele de înregistrare se înscriu în ordine crescătoare cronologic, în ordinea primirii şi data înregistrării, începând cu numărul 1 de la 1 Ianuarie anual și se încheie la 31 Decembrie și se completeză cronologicș
- Toate numerele, care se atribuie de un compartiment, vor fi însoțite de indicativul atribuit compartimentului, conform tabelului de la punctul 7.3. Ex: BSS 25 din 17.01. 2018 sau BSS 25/17.01.2018;
- Toate documentele care circulă în cadrul unui compartiment vor avea înscrise numerele de înregistrare atribuite din Registrul intrări – ieșiri al compartimentului.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
Resursele materiale necesare implementării procedurii – Gestionarea documentelor sunt: calculatoare personale, birouri, rechizite, registre intrări-ieșiri, condici de expediție etc.
8.3.2. Resurse umane
Resursele umane necesare implementării procedurii – Gestionarea documentelor sunt: personalul din cadrul Comisiei de monitorizare, Direcției Control, conducerii companiei, salariaţii şi/sau persoana/persoanele din cadrul Societatii care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activităţii procedurate.
8.3.3. Resurse financiare
Resursele financiare necesare implementării procedurii – Gestionarea documentelor, au în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării activităţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activităţi
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Pentru implementarea procedurii – Gestionarea documentelor, Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern managerial va proceda la:
- Definirea regulilor clare şi stabilirea procedurilor cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor;
- Organizarea unui compartiment distinct pentru primirea, înregistrarea şi expedierea documentelor;
- Organizarea, la nivelul fiecărui compartiment, a evidenţei documentelor primite şi expediate;
- Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.;
- Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii şi respectării de către angajaţi a reglementărilor legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare al acestora;
- Crearea unui sistem de păstrare/arhivare exhaustiv şi actualizat a documentelor, potrivit unor reguli şi proceduri stabilite, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personalului competent spre utilizare;
- Corespondenţa primită în societate – înregistrată şi cartată, după conţinut şi adresare, se predă la Secretariat/Asistent Director (AD) pentru dirijare către structura responsabilă;
- Secretariat pentru dirijare spre rezoluţie Director General / Director General Adjunct
- A.D. pentru dirijare directă – spre rezoluţie conducători cu competenţe delegate;
- Circulaţia documentelor dirijate către destinatari se face – cu semnatură de primire – prin condică de corespondenţă, borderou etc.
- Corespondenţa care urmează a fi expediată din societate – pentru care nu există delegări competenţă de aprobare – se predă la Secretariat General/Asistent Director, care verifică existenţa avizelor şi a documentelor suport şi o prezintă Directorului General, după caz, Directorului General Adjunct .
- Corespondenţa se expediază în exterior – Exemplarul 1, înregistrat, ştampilat, aprobat – în clar şi olograf, inclusiv avizele ierarhice ce se impun conform normelor legale ex.: aviz juridic, aviz Director Economic – la angajamente care implică fonduri, contracte etc.
- Exemplarul 2 – conţine informaţii de identificare – dată, emitent, avize Director General, după caz, Director General Adjunct (în clar şi olograf), înregistrare – ieşire conform original şi se arhivează la emitent.
- Secretariat General/Asistent Director, monitorizează soluţionarea rezoluţiilor Directorului General şi, după caz, a Directorului General Adjunct – document, număr, data, sursa, conţinut sintetic, rezoluţia, responsabil, termen şi mod rezolvare.
- Corespondenţa primită/găsită de către un salariat sau structură, altul decât destinatarul, se va transmite emitentului.
- În cazul în care nu se cunoaşte emitentul, corespondenţa se va preda la Asistent Director al Companiei
Corespondența Electronică – prin reţea informatică sau suport magnetic;
- În corespondenţa electronică, prin reţea informatică, intră toate tipurile de informaţii care utilizează aceasta cale de transmitere: informaţii comerciale, documentaţia grafică, tehnică, specificaţii, tehnologii, documente din sistemul de asigurarea calităţii etc.
- Întocmirea, transmiterea/primirea, circulaţia informaţiilor prin poşta electronică se face sub control în regim de evidenţă şi înregistrare – recomandabil registru distinct pentru acest tip de corespondenţă, (sau tot același registru unitar la nivelul structurii cu specificația clară e-mail) – cu exemplar suport anexat sau trimitere la indicativul de identificare din sistem.
- Mesajele electronice (E-mail) primite la adresa oficiala de e-mail – office@salubrizare5.ro sau la nivelul structurilor organizatorice din Companie se înregistrează obligatoriu, astfel:
- Centralizat – ca intrări la Registratură, Registru intrare – ieşire – cu mențiunea în clar “E-mail”:
- E-mail-urile primite la Registratură se tipăresc, se înregistrează, se prezintă Directorului General pentru rezoluţie. După rezoluţie, e-mail-urile se transmit destinatarilor (celor menţionați cf. rezoluţiei) pe bază de semnatură de primire.
- Responsabili: salariaţii responsabili, conform Fişa Post din cadrul Registratură.
- Descentralizat – ca intrări la structura destinatară, în registrul de intrare corespondență.
- E-mail-urile transmise – spre exterior – se înregistrează ca ieşiri – de către structura emitentă, identificat prin cod litera E 1 ÷ n .
- Deţinătorii adreselor de e-mail din Companie sunt obligaţi să răspundă cu operativitate la mesajele electronice primite. Orice e-mail trebuie să primească răspuns.
- Aprobarea pentru trimiterea informaţiilor/corespondenţei electronice se dă conform prevederilor procedurilor compartimentale, care definesc pachetele de documente care utilizează reţeaua electronică.
- Salariaţii abilitaţi să comunice direct cu firmele partenere (interne sau externe) sunt obligaţi să utilizeze adrese de e-mail Companie standard – însoţite obligatoriu de :
„Această comunicare conţine informaţii confidenţiale, destinate exclusiv persoanei fizice sau juridice indicate mai sus. Dacă aţi intrat în posesia acestei comunicări, altfel decât prin adresare directă, vă rugăm să ne anunţaţi de urgenţă, în orice mod şi nu o comunicaţi nici unei persoane fizice sau juridice, fără acordul nostru. Vă mulţumim
„This message contains confidential information, addressed exclusively to the above mentioned natural or legal person. If you have come in possession of this message otherwise than by direct address, please advise us immediately and do not send it to any other natural or legal person , without our approval. Thank you. Salubrizare 5.”
- Şefii compartimentelor utilizatoare de reţea, de comunicaţie electronică, au răspunderea şi responsabilitatea validării, stocării, asigurarea securităţii, controlului, arhivării datelor.
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Implementarea şi dezvoltarea procedurii – Gestionarea documentelor presupune derularea activităţilor privind asigurarea organizării şi administrării procesului de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul organizaţiei, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi angajaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.
- Nivelul de aprobare/avizare a corespondenţei interne se stabileşte de conducatorul compartimentului – funcţie de problematică şi abilitări.
- Se aprobă de Directorul General sau, după caz, de Directorul General Adjunct corespondenţa în competenţa directă, probleme care nu au fost soluţionate șefii de compartimente, corespondenţa importantă ex.: care implică fonduri mari, riscuri mari, decizii de autoritate importante, decizii speciale, oferte, contracte.
- Corespondenţa – pentru aprobare Director General şi/sau Director General Adjunct – se predă la Secretariat – Asistent Director, care verifică existenţa înregistrării, avizelor şi a documentelor suport şi o prezintă aprobării.
- Prin A D se înregistrează cronologic corespondenţa, în registrul de corespondenţă, depusă pentru aprobare/avizare Director General şi se comunică deponenţilor numărul de înregistrare.
- Distribuţia corespondenţei aprobate/avizate de conducerea societăţii, se va face de către Secretariat/Asistent Director, controlat, prin registrul intrări/ieșiri.
- Distribuţia corespondenţei interne intră în sarcina emitentului – direct/curieri – obligatoriu prin confirmarea destinatarilor de primire, în sistem propriu stabilit ex.: condici, borderouri, liste de difuzare, confirmări pe exemplarul martor.
- Registrele instituite la structuri se declară – evidenţa registrelor se ţine la Secretariat/ Asistent Director în „registrul registrelor”.
8.4.3. Verificarea rezultatelor activităţii privind implementarea procedurii – Gestionarea documentelor
- Existenţa procedurii de sistem privind arhivarea documentelor interne şi externe;
- Existenţa măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendierii etc.;
- Existenţa reglementărilor legale privind manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate, care să fie cunoscute şi aplicate;
- Corespondenţa transmisă se recomandă să fie clară şi sintetizată;
- Difuzarea documentelor la structuri se face controlat – cu evidenţă;
- Structurile societăţii au obligaţia soluţionării şi informării;
- Corespondenţa primită se arhivează la structura destinatară;
- Corespondenţa transmisă se arhivează la structura emitentă, inclusiv confirmarea;
- Şefii compartimentelor îşi organizează propriul sistem de grupare, păstrare şi arhivare a documentelor selecţionate, cu respectarea normelor în vigoare şi a nomenclatoarelor arhivistice;
- La modificarea titularilor de activităţi – executanţi/conducători orice nivel – se predau obligatoriu activităţile şi stadiul acestora, corespondenţa primita – întocmită – transmisă, inclusiv documente, documentaţii format scris şi IT sub confirmare ierarhică prin Proces Verbal de predare- primire şi semnătură pe Nota de Lichidare la încetarea activităţii în societate;
- Prevederile care prin conţinutul lor se dovedesc perfectibile, greoaie, nefuncţionale, se
semnalează operativ pentru analiza şi reconsiderare.
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr. crt. | Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) | Comisia de monitorizare | Angajaţii Salubrizare Sector 5 SA | Compartimentul Integritae și Control Intern Managerial | Director General |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | |
1. | Elaborare procedură | E | |||
2. | Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii,furtului, pierderii, incendiului etc.; | V | |||
3. | Asigură cadrul organizatoric necesar desfăşurării tuturor activităților | As | |||
4. | Verificare procedură | V | |||
5 | Aprobare procedură | A | |||
6. | Aplicare procedură | Ap | Ap | Ap | |
7. | Arhivare procedură | Ah |
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr. crt. | Denumirea anexei | Elaborator | Aprobă | Nr. ex. | Difuzare | Arhivare | Alte elemente | |
Loc | Perioadă | |||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1. | Organizarea și instruirea privind gestiunea documentelor | Insp Mediu Jurist | Director General | 1 | ||||
2 | Nomenclatorul Arhivistic | Responsabil arhivă | Director General | 1 |
11. Cuprins
Numărul componentei în cadrul procedurii de sistem | Denumirea componentei din cadrul procedurii de sistem | Pagina |
1. | Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii de sistem | 2 |
2. | Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii de sistem | 4 |
3. | Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem | 5 |
4. | Scopul procedurii de sistem | 7 |
5. | Domeniul de aplicare a procedurii de sistem | 7 |
6. | Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate | 8 |
7. | Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura de sistem | 10 |
8. | Descrierea procedurii de sistem | 11 |
9. | Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii | 14 |
10. | Anexe, înregistrări, arhivări | 15 |
11. | Cuprins | 16 |
Anexa 1
Organizarea și instruirea privind gestiunea documentelor
Nr. Crt. | Responsabil(i) | Descriere | Timp alocat* | Termen** | Riscuri |
I. INSTITUIREA CADRULUI NORMATIV PENTRU ACTIVITATEA PRIVIND GESTIONAREA DOCUMENTELOR | |||||
1. | Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial | Asigură îndrumare metodologică pentru elaborarea: Procedurii privind primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor; Nomenclatorului arhivistic. | Nomenclatorul arhivistic nu este confirmat de Directorul General al Arhivelor Naţionale | ||
II. ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA ACTIVITĂŢII PRIVIND GESTIONAREA DOCUMENTELOR | |||||
2. | Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial | Asigură îndrumare metodologică pentru: formarea profesională a personalului în activitatea privind corespondenţa şi arhivarea acesteia; organizarea sistemului de evidenţă a corespondenţei; inventarierea anuală sau periodică a documentelor; selecţionarea documentelor; păstrarea şi utilizarea documentelor; arhivarea corespondenţei; manipularea corespondenţei clasificate, care reprezintă documentele sau materialele ce conţin informaţii clasificate secrete de stat sau secrete de serviciu, introduse în plicuri, colete, genţi, valize, containere sau alte asemenea dispozitive, pregătite pentru expediere. | Documentele create nu sunt arhivate corespunzător. |
* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare compartiment în funcţie de specificul acestuia. ** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare compartiment, birou, serviciu, departamente şi sucursale în funcţie de specificul acestora