P.S. nr. 20 Arhivare Documente
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND ARHIVAREA DOCUMENTELOR
COD: P.S. – 20
Ediţia I
Revizia 0
| Nr. crt. | Editia/ revizia | Componenta revizuita | Cauza/ Baza/ Descrierea modificarii | Data de la care se aplica editia/ revizia |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | I |
3. Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul procedurii
| Nr. crt. | Scopul difuzarii | Structura Functionala | Functie | Nume si prenume | Data primirii | Semnatura |
| 0 | 1 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Aplicare | Director General Adjunct | Director General Adjunct | |||
| 2 | Aplicare | Directia Economica | Director Economic | |||
| 3 | Aplicare | Directia Tehnica | Director Tehnic | |||
| 4 | Aplicare | Directia Salubrizare | Director Salubrizare | |||
| 5 | Aplicare | Compartimentul Juridic, Legalitate Acte | Compartiment | |||
| 6 | Aplicare | Serviciul Resurse Umane | Sef Serviciu |
4. Scop
Prezenta procedură:
1.1. Prezintă necesitatea întocmirii şi aplicarii nomenclatorului arhivistic;
1.2. Descrie etapele de întocmire a nomenclatorului arhivistic;
1.3. Prezintă modalitatea de grupare a documentelor în dosare pe probleme şi termene de păstrare;
1.4. Stabileşte modalitatea de predare la arhiva unităţii a documentelor create la compartimente şi de folosire a documentelor din fondul arhivistic al Salubrizare Sector 5 S.A.;
1.5. Stabileste modalitatea de scoatere a documentelor din arhiva;
1.6. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.
5. Domeniul de aplicare
Prezenta procedură se aplică pentru toate documentele neclasificate, pe suport de hârtie, care sunt create şi deţinute de către Salubrizare Sector 5 S.A.(Anexa nr.1)
6. Documente de referinţă
6.1. Legislaţie primarã
Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naţionale, modificată şi completată prin Legea nr.358/2002, O.U.G nr. 39/2006, Legea nr. 474/2006 si Legea nr. 329/2009;
Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217/23.05.1996;
6.2. Legislaţie secundarã
SR EN ISO 9001:2008, Sisteme de Management al Calităţii. Cerinţe;
SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de Management al Calităţii. Principii fundamentale şi vocabular;
O.S.G.G. nr. 600 /2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
7. Definiţii, abrevieri şi termeni utilizaţi
7.1. Definiţii
| Nr. crt. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul; |
| 1. | Procedură formalizată | Prezentarea detaliată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, modalităţile de lucru şi regulile de aplicat pentru realizarea activităţilor şi acţiunilor, respectiv activităţile de control implementate, responsabilităţile şi atribuţiile personalului de conducere şi de execuţie din cadrul S.5 S.A.; |
| 2. | Procedură de sistem | Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul structurii organizatorice din cadrul S.5 S.A.; |
| 3. | Procedură operaţională | Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul structurii organizatorice din cadrul S.5 S.A.; |
| 4. | Revizia în cadrul unei ediţii | Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii formalizate, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate; |
| 5. | Ediţie a unei proceduri formalizate | Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri formalizate, aprobată şi difuzată |
| 6. | Document | Ansamblul format dintr-o informatie si suportul pe care aceasta este plasata, fara ca intre cele doua exemplare sa existe obligatoriu o legatura organica; |
| 7. | Fond arhivistic | Totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei unitati, independente din punct de vedere organizatoric si operativ, care nu si-a schimbat profilul activitatii si teritoriul de competenta si are registratura proprie; |
| 8. | Arhivare | Operatiunea de organizare a documentelor in depozitul de arhiva, dupa criterii prestabilite; |
| 9. | Arhiva | Ansamblul de documente constituite organic (elaborate sau primite) referitoare la activitatea unei institutii; |
| 10. | Arhivar/Responsabil arhiva | Funcţionar care se ocupa de munca de arhiva, efectuand operatiuni de primire-predare a documentelor din depozit, ordonare, inventariere si selectionare, ingrijindu-se si de pastarea corespunzatoare a documentelor; |
| 11. | Inventar arhivistic | Instrument de informare stiintifica ce cuprinde descrierea analitica a fiecarei unitati arhivistice dintr-un fond sau colectie; |
| 12. | Nomenclator arhivistic | Instrument de lucru in arhiva unei unitati precum si la compartimente, constand intr-o lista sistematica a tuturor categoriilor de documente, create in decursul unui an, grupate pe compartimente portivit schemei de organizare a unitatii respective, iar in cadrul acestora pe probleme si termene de pastrare; |
| 13. | Comisia de Selecţionare | Organ colectiv constituit pentru efectuarea selectionarii documentelor din fondurile proprii sau detinute. Comisia propune spre eliminare unitatile arhivistice lipsite de valoare documentara si al caror termen de pastrare a expirat. |
7.2. Abrevieri
| Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat |
| SR | Standard Roman | |
| EN | Norma Europeana | |
| ISO | Organizatia Internationala de Standardizare | |
| PS | Procedura de Sistem | |
| PO | Procedura Operationala | |
| SMC | Sistemul de Management al Calitatii | |
| DG | Director General al Salubrizare Sector 5 S.A | |
| S.5 S.A. | Salubrizare Sector 5 S.A | |
| MC | Manualul Calitatii | |
| NA | Nomenclator Arhivistic | |
| 11. | CS | Comisia de Selecţionare |
| 12. | E. | Elaborare |
| 13. | V. | Verificare |
| 14. | A. | Aprobare |
| 15. | Ap. | Aplicare |
| 16. | Ah. | Arhivare |
| 17. | N. | Numire |
| 18. | As. | Asigurare |
| 19. | P. | Prelucrare |
| 20. | C. | Centralizare |
| 21. | Ce | Cercetare |
| 22. | Pr. | Propunere |
Descrierea procedurii reprezintă în fapt esența procedurii și este dependentă în mod direct de condițiile concrete în care se desfășoară activitatea respectivă, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, finaciare și umane; de calitatea și pregătirea profesională a salariațiilor și de gradul de dezvoltare a sistemului de management financiar și control.
8.1. Genaralitati
Salubrizare Sector 5 S.A. in calitate de creator si detinator de documente este obligata să înregistreze toate documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.
Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, la Registratura Generală a S.5 S.A., fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.
Înregistrarea documentelor începe de la 1 ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an.
8.2. Intrări
- Adrese cu proiectul de nomenclator pentru documentele specifice fiecarui compartiment;
- Proiecte de nomenclator Sucursale;
- Inventare;
- Proces verbal de predare primire documente pentru predarea dosarelor la arhiva unitatii;
- Dosare;
- Adrese de solicitare consultare documente arhivate;
- Procese verbale de predare primire documente pentru consultare.
8.3. Gruparea documentelor in dosare
Anual, documentele create în anul respectiv, se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
- Întocmirea nomenclatorului
Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, după modelul din Anexa nr. 2.
Fiind un instrument de lucru de mare interes, de care depinde intreaga organizare a documentelor, pentru intocmirea nomenclatorului compartimentul responsabil cu activitatea de arhivă la nivelul S.5 S.A. va transmite fiecarui compartiment S.5 S.A. o adresa prin care sa solicite propuneri in vederea intocmirii nomenclatorului.
Propunerile compartimentelor S.5 S.A. pentru intocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie sa fie temeinic analizate, astfel incat nici o categorie de documente sa nu ramana pe dinafara, intrucat aceste omisiuni vor duce ulterior, in timpul clasarii documentelor, la incercari de asimilare prin analogie care, in final, duc la pierderea individualitatii documentelor, la imposibilitatea nominalizarii si regasirii lor.
Fiecare compartiment S.5 S.A. va întocmi propunerea de nomenclator, sub formă de tabel, astfel:
- se vor identifica toate categoriile de documente create la nivelul compartimentului, atât cele care se constituie în dosare, cât şi cele preconstituite (registre, condici, cartoteci);
- se vor stabili termenele de păstrare ale documentelor având în vedere prevederile legislative în vigoare si nevoia practica de documente. Termenul de păstrare va fi trecut la rubrica omonimă din tabel astfel:
- pentru documentele care se păstrează permanent se trece cuvântul „permanent”, prescurtat „P”;
- pentru documentele care se păstrează temporar, se trece cifra arabă corespondentă numărului de ani de păstrare (1, 2, 3, …);
- dacă termenul de păstrare al unor grupe nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjucturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporară estimat, se menţionează „CS” (Comisia de Selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.
- în rubrica „denumirea dosarului”, se va trece în rezumat conţinutul documentelor şi se vor folosi exprimări din care să rezulte clar genul şi tipul documentelor;
- mai întâi vor fi cuprinse dosarele, apoi documentele preconstituite;
Propunerile pentru nomenclator se vor intocmi tinand cont si de urmatoarele aspecte:
- in conformitatea cu legislatia in vigoare in domeniul arhivelor dupa o anumita perioada de timp documentele cu termen de pastrare permanent vor ajunge in Depozitele Arhivelor Nationale pentru arhivare si ca termenul de pastrare permanent se foloseste pentru documentele care au o importanta istorica pentru S.5 S.A.;
- in proiectul de nomenclator vor fi cuprinde doar documentele create de compartimentele S.5 S.A. De exemplu documente precum „Monitorul Oficial”, „carti”, „reviste” etc nu trebuiesc incluse in Nomenclatorul Arhivistic;
- in propunerile de nomenclator nu se utiliza prescurtari pentru a nu se face ulterior confuzii;
Propunerile compartimentelor S.5 S.A. se centralizează de către şeful compartimentului care răspunde de arhiva din cadrul S.5 S.A..
În urma analizei propunerilor transmise de compartimentele şi structurile din cadrul S.5 S.A., responsabilul pentru întocmirea nomeclatorului, va completa tabelul cu următoarele date:
- în prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile directiilor/departamentelor, în ordinea în care figurează în Organigrama S.5 S.A., şi se numerotează cu cifre romane;
- în rubrica a doua se trec subdivizunile directiilor/departamentelor şi se numerotează cu litere majuscule;
- in rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. 1 la fiecare compartiment de muncă.
Nomenclatorul va fi aprobat, prin decizie interna, de catre Directorul General al S.5 S.A. si apoi trimis cu adresa in doua exemplare pentru confirmare, catre Arhivele Nationale.
Dupa confirmare, nomenclatorul arhivistic devine instrument oficial de lucru, cu aplicare obligatorie.
Un exemplar se va repartiza la registratura generala/secretariate pentru a servi la repartizarea documentelor la compartimente pentru rezolvare.
La inregistrarea documentelor, atat in registrul de intrare-iesire, cat si pe fiecare act inregistrat trebuie inscris si indicativul dosarului dupa nomenclator, facandu-se astfel corelatia intre registru si documente.
Cand numarul zilnic de documente inregistrate este foarte mare, la registratura generala se poate inscrie pe acte numai cifra romana si litera majuscula (IA – reprezentand directia sau departamentul si subdiviziunile acestora), urmand ca cifra araba (nr. dosar) sa fie completata la compartimente.
Fiecare structura din cadrul S.5 S.A. va primi pentru aplicare, un exemplar din nomenclator sau partea ce-i revine din acest instrument.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare.
8.3.2. Constituirea dosarelor
După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare şi se predau la compartimentul arhivă în al doilea an de la constituire.
Dosarul cuprinde doar documente emise în decursul aceluiaşi an.
Exista si posibilitatea constituirii unor dosare care sa contina documente din mai multi ani.
De ex. daca ne intra in luna decembrie o lucrare in cadrul societatii, iar raspunsul se da peste o luna, avem un dosar pe doi ani, care se inventariaza la anul cel mai mic.
În vederea predării dosarelor, personalul responsabil cu arhiva de la nivelul fiecărui compartiment are în vedere următorii paşi:
- documentele cuprinse în dosare se ordonează urmărind unul dintre criteriile de mai jos:
- cronologic: Cand la formarea dosarului se foloseste ordinea cronologica, documentele se inverseaza, astfel incat primul document, cu data cea mai veche de inregistrare, sa fie deasupra, adica la inceputul dosarului, urmat de celelalte, in ordinea crescatoare a numerelor de inregistrare. Practica a demonstrat ca ordinea numerelor de inregistare este cea mai indicata, deoarece corespunde insusi mersului actiunii;
- pe probleme sau tematic: Acesta presupune formarea dosarelor dupa teme, adica gruparea documentelor dintr-un an, care se refera la aceeasi tema sau problema;
- alfabetic: Acesta consta in gruparea dosarelor dupa alfabet si se foloseste in special cand este vorba despre dosare de personal;
- geografic: Consta in gruparea unor documente pe anumite arii geografice;
- pe corespondenti: Presupune gruparea intr-un dosar a documentelor care se refera la unul si acelasi corespondent;
- nominal: Consta in gruparea actelor dupa denumirea sau genul lor, ceea ce inseamna ca intr-un dosar se consemneaza documente numai de un singur gen. De exemplu: procese-verbale, ordine, circulare, rapoarte de activitate.
- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele;
- documentele din fiecare dosar se leagă în aşa fel încât să asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- dosarele nu trebuie să cuprindă mai mult de 250 – 300 de file; în cazul depaşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
- filele dosarului se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor cu mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum;
- pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituţiei şi a compartimentului creator, indicativul dosarului conform nomenclatorului, numarul de inventar (acesta se scrie de către responsabilul cu arhiva), anul inventarierii, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare; (conform modelului din Anexa nr. 3).
- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului sau pe prima pagină nescrisă a condicilor şi registrelor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar conţine ….file, în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării”.
8.3.3. Inventarierea si predarea dosarelor la arhiva unitatii
Dosarele se depun la arhiva generală a S.5 S.A. pe bază de inventare întocmite după modelul prezentat în Anexa nr. 4 şi a proceselor verbale de predare-primire conform modelului din Anexa nr. 5.
În vederea completării formularului de inventar, responsabilul cu arhiva de la nivelul fiecărui compartiment are în vedere următoarele:
- unitatile arhivistice odata constituite, incheiate, certificate, cu toate datele copertei corect completate, se grupeaza pe termene de pastrare;
- in cadrul fiecarei grupe de termene se aseaza, mai intai dosarele si la urma registrele, condicile si alte documente preconstituite;
- pentru fiecare grupă de termene de păstrare se completează câte un formular de inventar separat;
- se va lua in evidenta fiecare unitate arhivistica in parte, prin completarea rubricilor formularului de inventar, incepand cu numarul curent;
- fiecare grupa de termene de pastrare incepe cu nr. 1, numar ce se scrie concomitent si pe coperta fiecarei unitati arhivistice, facandu-se corelatia dintre inventar si documente.
- pentru dosarele formate din mai multe volume, fiecare volum va primi un număr curent distinct la completarea formularului de inventar;
Daca toate celelalte elemente trecute pe coperta unitatilor arhivistice sunt corect completate, atunci intocmirea inventarului reprezinta, de fapt, o transcriere a acestor elemente in formularul de inventar.
Inventarele se întocmesc în trei exemplare pentru documentele nepermanente şi în patru exemplare pentru documentele permanente. Un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celalalte se depun o dată cu dosarele la arhiva S.5 S.A. .
Predarea la arhivă a dosarelor constituite însoţite de inventare şi proces verbal de predare-primire se face conform unei programări prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente.
La preluare, responsabilul cu arhiva verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanta între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. In cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator, care efectuează corecturile care se impun.
După primirea dosarelor la arhivă, un exemplar al inventarului documentelor predate, pe care arhivarul a înscris numărul de inventar (numărul curent dat în registrul de evidenţă a intrărilor–ieşirilor unităţilor arhivistice) raftul şi poliţa pe care se află dosarele, se returnează creatorului,
pentru ca şi creatorul să aibă evidenţa dosarelor predate de el şi primite în arhivă, iar în cazul în care are nevoie să consulte sau să folosească unul din dosarele predate, să poată indica arhivarului/ responsabilului cu arhiva poziţia dosarului în arhivă.
8.3.4. Registru de evidenţă curenta a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru,
potrivit Anexa nr.6.
Registrul de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice este un instrument de baza al arhivei unei unitati, in care sunt inregistrate inventarele fondului sau fondurilor create si detinute si implicit numarul unitatilor arhivistice dintr-un fond si miscarea acestora in decursul anilor (predate Arhivelor Nationale – cele permanente, eliminate, predate altor unitati, etc). In el se tine o evidenta numerica a unitatilor arhivistice cuprinse in inventare, asa incat putem spune ca este un inventar al inventarelor.
În registrul de evidenţă curentă, la capitolul „Preluări”, se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.
În registrul de evidenţă curentă pentru fiecare inventar se notează următoarele:
- numărul de ordine al inventarului;
- data preluării documentelor din inventarul respectiv;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentelor;
- totalul dosarelor inscrise in inventar;
- totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din cele înscrise în inventarul respectiv;
- numarul dosarelor lăsate la compartiment, dosare ce vor fi depuse ulterior (se înscrie numărul din inventar al dosarelor reţinute de creator).
Toate registrele (evidenta curenta, depozit), documentele (pv predare primire, proces-verbal de selecţionare s.a.m.d..) trebuie sa fie inregistrate la Registratura generala a S.5 S.A., sa fie numerotate si certificate (registrele).
8.3.5. Pastrarea documentelor in depozitul de arhiva
Dosarele preluate de la compartimente se organizeaza in depozitul de arhiva pe rafturi dupa urmatoarele criterii:
– pe ani si, in cadrul anului pe compartimente creatoare si termene de pastrare
sau
– pe compartimente creatoare si in cadrul acestora pe ani de emitere si termene de pastrare.
Pe rafturi, dosarele se aseaza de sus in jos si de la stanga la dreapta.
Rafturile si politele se numeroteaza.
8.3.6. Consultarea documentelor din depozitul de arhivă
În vederea consultării documentelor predate la arhiva, compartimentele vor întocmi o solicitare, sub semnătura şefului de compartiment, către structura responsabilă cu gestionarea arhivei.
Solicitarea va cuprinde datele de identificare ale dosarului (conţinut dosar, nr. de inventar, depozit, raft poliţă, poziţie) şi scopul consultării acestuia.
Predarea dosarului se va face pe baza unui Proces verbal de predare-primire conform modelului din Anexa nr. 7 şi se va consemna într-un Registru de depozit (Anexa nr. 8).
În locul dosarului scos pentru cercetare, arhivarul va introduce în raft o fişă de control conform Anexa nr. 9.
Fişa de control se va anula la rearhivarea dosarului.
8.3.7. Operaţiuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme şi termene de păstrare
Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului se ordonează, inventariază şi selecţionează de compartimentul ce gestionează activitatea de arhivă. În acest sens se au în vedere:
– determinarea apartenenţei la fond (fondarea), ţinându-se seama de denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţie sau note din conţinutul actului;
– ordonarea documentelor în cadrul fondului, după criteriul stabilit (pe an şi compartiment de muncă, iar în cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente şi ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic, etc).
În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.
În cazul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante), fondarea se efectuează după criteriile mai sus amintite. Ordonarea documentelor se execută după criteriul cronologic, iar apoi se grupează pe probleme, în dosare. Constituirea dosarelor se face conform descrierii de la punctul 5.3.3 din prezenta procedura.
Inventarierea dosarelor, registrelor etc. se întocmeşte pe ani, indiferent de termenul de păstrare.
8.3.8. Scoaterea unitatilor arhivistice din evidenta arhivei
Documentele deţinute de pot fi scoase din evidenţa arhivei cu aprobarea Conducerii şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale într-una din următoarele situaţii:
- selecţionării documentelor
- transferului către altă unitate deţinătoare
- distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.
8.3.8.1. Selectionarea documentelor
Selecţionarea este operaţiunea arhivistică de stabilire a valorii documentar-istoric sau practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colectie, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National şi eliminarea celor lipsite de importanţă.
Selectionarea se efectueaza de catre Comisia de Selectionare (CS) pe baza inventarului.
Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, reprezentând principalele compartimente creatoare de documente din cadrul S.5 S.A. .
Comisia de selectionare se va numi prin decizie de Directorul General.
Şeful compartimentului responsabil cu arhiva este de drept secretarul comisiei de selecţionare in cadrul comisiei de selectionare a S.5 S.A.
Comisia de selecţionare este convocată de către preşedinte anual, sau de câte ori este nevoie. Secretarul comisiei este cel care sesizează necesitatea convocării acesteia.
Comisia de selectionare verifica urmatoarele:
- daca inventarele au fost corect intocmite, in sensul concordantei intre continutul unitatilor arhivistice si inventarele corespunzatoare;
- daca stabilirea termenelor de pastrare s-a facut conform nomenclatorului arhivistic al unitatii respective si unde este cazul face rectificarile sau completarile necesare. La stabilirea termenelor de pastrare se ia in calcul anul urmator constituirii documentelor, excluzandu-se si anul intocmirii lucrarii. Spre exemplu: daca documentele au fost create in anul 2015 si au termenul de pastrare de 10 ani, vor putea fi selectionate in anul 2025;
Comisia de Selectionare analizeaza integral documentele in paralel cu inventarele acestora, din perioada supusa selectionarii, indiferent de termenul de pastrare, pentru ca membrii comisiei sa poata avea o privire de ansamblu asupra documentelor existente si a informatiilor ce le cuprind.
O atentie aparte vor trebui sa acorde membrii comisiei documentelor care in nomenclator, pe langa cifra reprezentand termenul de pastrare, au si mentiunea „CS”. In aceste cazuri, comisia poate propune prelungirea termenelor de pastrare, pastrarea permanenta a acestor documente si deci cuprinderea lor in inventarul celor permanente, la compartimentele si anul sau anii respectivi, sau propunerea pentru scoaterea lor din evidenta arhivei si predarea in circuitul economic.
Dupa ce se va confrunta inventarul cu continutul unitatii arhivistice pentru a stabili daca inventarierea a fost facuta corect, membrii comsiei noteaza la rubrica „Observatii” a inventarului cu „M” (maculatura), unitatile arhivistice propuse pentru eliminare.
Numerele de inventar ale acestor unitati arhivistice se trec intr-un proces verbal, in ordinea lor cronologica (Anexa 10) care se inainteaza spre aprobare conducerii unitatii.
Documentele permanente ramase dupa selectionare vor trebui inventariate din nou in vederea predarii la Arhivele Nationale respective, la termenele prevazute de lege.
Comisia de selectionare are obligatia de a selectiona atat documente proprii cat si cele create de alte unitati, dar pastrate in depozitele unitatii respective.
La incheierea activitatii de selectionare, comisia intocmeste lucrarea de selectionare, in doua exemplare din care unul se trimite, pentru confirmare, la Arhivele Nationale respective. Lucrarea se constituie, practic din doua dosare identice, care trebuie sa cuprinda:
- Adresa cu care se trimite pentru verificare si confirmare, cu numar de inregistare si datata la zi;
- Procesul -verbal (procesele verbale) de selectionare. Numerotarea proceselor-verbale se face separat pentru fiecare fond, peste ani, in functie de numarul selectionarilor din fondul respectiv, incepand cu numarul 1 pentru prima selectionare.
- Inventarul sau inventarele documentelor propuse a fi eliminate;
- Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la care se selectioneaza documentele din perioada pentru care se face selectionarea.
Dupa obtinerea confirmarii scrise de la Arhivele Nationale respective, documentele vor trebui scoase din evidenta arhivei, operandu-se acest fapt in Registrul de evidenta curenta si vandute ca maculatura.
8.3.8.2. Distrugeri provocate de evenimente neprevăzute.
Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de seclectionare, aprobata de conducerea unitatii creatoare sau detinatoare si confirmata de Arhivele Nationale.
Cu aceasta ocazie se va intocmi un proces verbal de „constatare a deteriorarii complete a documentelor sau a lipsei acestora” (conform Anexa 11)
Dupa obtinerea confirmarii scrise de la Arhivele Nationale respective, documentele vor trebui scoase din evidenta arhivei, operandu-se acest fapt in Registrul de evidenta curenta.
8.3.8.3 Depunerea documentelor la Arhivele Nationale
Documentele scrise ce fac parte din Fondul Arhivistic National vor fi depuse spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale dupa 30 de ani de la crearea lor. Acestea pot fi pastrate dupa expirarea termenului de depunere daca sunt necesare desfasurarii activitatii, pe baza aprobarii Arhivelor Nationale, sau a directiilor judetene dupa caz. In aceasta situatie, S.5 S.A. este obligata sa depuna cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detine.
Documentele apartinand Fondului Arhivistic National, o data intrate, potrivit legii, in depozitele Arhivelor Nationale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.
Preluarea documentelor de catre Arhivele Nationale se efectueaza prin confruntarea inventarelor cu unitatile arhivistice. Predarea-preluarea se consemneaza intr-un Proces-Verbal (Anexa 12), intocmit in doua exemplare. Acesta se intocmeste si se inregistreaza la S.5 S.A., numarul Procesului-Verbal fiind trecut in registrul de evidenta curenta, in dreptul inventarelor dosarelor predate. Un exemplar ramane la compartimentul responsabil cu arhiva din cadrul S.5 S.A., celalalt la Arhivele Nationale.
Totodata, cu scoaterea documentelor de arhiva, in registru de evidenta curenta la capitolul „Iesiri” se trec:
– data iesirii dosarelor din evidenta;
– unde s-a predat;
– denumirea, numarul si data actului pe baza caruia au fost scoase din evodenta;
– total dosare iesite.
8.4.Iesiri
- Adrese catre compartimente de solicitare intocmire nomenclator.
- Nomenclator S.5 S.A.
- Decizia conducatorului unitatii de aprobare a nomenclatorului.
- Adresa inaintare nomenclator pentru confirmare catre Arhivele Nationale.
- Adresa catre compartimente cu sectiunea de nomenclator aprobata.
- Un exemplar al inventarului documentelor predate, pe care responsabilul cu arhiva a înscris numărul de inventar (numărul curent dat în registrul de evidenţă a intrărilor–ieşirilor unităţilor arhivistice) raftul şi poliţa pe care se află dosarele, se returnează creatorului.
- Inventarul dosarelor prelucrate arhivistic
- Inventarele documentelor neconstituite pe probleme si termene de pastrare
- Documente specifice activitatii de selectionare
- Dosare solicitate pentru consultare/cercetare;
- Adrese solicitare documente pentru consultare;
9. Anexe inregistrari, arhivari
| Nr. crt. | Denumirea anexei | Elaborator | Aprobă | Număr exemplare | Difuzare | Arhivare | Alte elemente | |
| Loc | Perioadă | |||||||
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1. | Diagramă arhivarea documentelor | Comisia de montorizare | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 2. | Nomeclatorului Arhivistic | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 3. | Dosar Nr…. | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 4. | Inventar pe anul____* pentru documentele care se păstrează ____* (ani, permanent | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 5. | Proces-Verbal de predare-primire a documentelor | Responsabilul arhivă | 1 | Structura funcțională | ||||
| 6. | Registrul de Evidenta Curenta a Intrarilor-Iesirilor Unitatilor Arhivistice | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 7. | Proces-Verbal Predare–Primire | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 8. | Registrul de Depozit | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 9. | Fisa de Control | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 10. | Proces-Verbal Comisie de selectionare | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 11. | Proces-Verbal Comisie de selectionare (distrugere documente); | Responsabilul arhivă | Director General | 1 | Structura funcțională | |||
| 12. | Proces-Verbal de Predare-Preluare | Responsabilul arhivă | 1 | Structura funcțională |
- Cuprins
| Numărul componentei în cadrul procedurii formalizate | Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate | Pagina |
| Coperta | 1 | |
| 1. | Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate | 2 |
| 2. | Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate | 2 |
| 3. | Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate | 2 |
| 4. | Scopul procedurii formalizate | 3 |
| 5. | Domeniul de aplicare a procedurii formalizate | 3 |
| 6. | Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate | 3 |
| 7. | Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională | 4 |
| 8. | Descrierea procedurii formalizate | 7 |
| 9. | Anexe, înregistrări, arhivări | 16 |
| 10. | Cuprins | 19 |
SALUBRIZARE SECTOR 5 ANEXA Nr. 2
Aprob
Preşedintele Consiliului de Administraţie Se confirmă
Directorul general al Arhivelor
Naţionale (Directorul Direcţiei Judeţene
…………… a Arhivelor Naţionale)
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. …….. din ……………..
| Direcţia | Serviciile | Denumirea dosarului(conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) | Termenul de păstrare | Observaţii |
| I.Direcţia Secretariat şi Administrativă | A)Serviciul Secretariat B) Serviciul Administrativ | 1. _____________ 2. _____________ 3. _____________ 1. _____________ 2. _____________ 3. _____________ | Permanent 10 ani 5 ani Permanent 10 ani 5 ani |
ANEXA NR. 3
SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
COMPARTIMENT_______________________________
DOSAR nr. __________ / _________________
referitor la ____________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
Data începerii _________________
Data încheierii ________________
Nr. filelor _____
Volumul _________
Indicativul u.a. din nomenclator _________
Termenul de păstrare ______ ani
ANEXA Nr. 4
SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
(denumirea creatorului)
______________________
(denumirea compartimentului)
Nr. Inventar:
INVENTARUL PE ANUL _____
pentru documentele care se păstrează
permanent sau temporar
| Nr. crt. | Indicativul dosarului după nomenclator | Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului, etc. | Datele extreme | Nr. filelor | Obs. |
Prezentul inventar format din ___ file conţine ______ dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Dosarele de la nr. crt _______ au fost lăsate la __________, nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ___________.
Astăzi, __________ ,s-au preluat ________ dosare.
Am predat, Am primit,
ANEXA Nr. 5
Instituţia: SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A
( regie autonomă, societate comercială)
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astăzi, _______________, subsemnaţii___________________________________, delegaţi ai compartimentului__________________, şi ___________________., arhivarul instituţiei ___________ ___________________am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada ________________de către serviciul menţionat, în cantitate de _______________ dosare.
Predarea – primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând _________ pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.
Am predat, Am primit,
ANEXA 6
REGISTRUL DE EVIDENŢĂ CURENTĂ A INTRĂRILOR-IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE
INTRĂRI IEŞIRI
| Nr. crt. | Data intrării | Denumirea compartimentului | Denumirea inventarului | Datele extreme ale documentelor | Nr. u.a. după inventar | Nr. u.a. primite efectiv | Nr. u.a. rămase la compartimente | Data ieşirii | Unde s-au predat documentele | Denumirea actului de predare. Nr. şi data | Totalul u.a. ieşite |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
– Nr. 1-
SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
REGISTRUL DE EVIDENŢĂ CURENTĂ A INTRĂRILOR-IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE
– 100 file –
SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A. ANEXA 7
Nr. _____ din _____________
PROCES-VERBAL
predare-primire din ______________(an, luna, zi)
Astăzi, _____________ subsemnatul(a) __________________________________________ delegat(a) a compartimentului ________________ şi arhivarul unităţii_______________________ am procedat primul la predarea şi al doilea la primirea dosarului (dosarelor) (continut dosar, nr. Inventar,pozitieNomenclator,)________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Prezentul proces-verbal, conţine ____ dosare, registre, condici, cartoteci etc.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. _________________.
Totodată, s-au predat şi preluat _______________________.
În timpul verificării nu au fost găsite următoarele file/dosar: ______________.
Procesul-verbal cuprinde ___________ şi s-a încheiat în două exemplare.
Am predat, Am preluat,
ANEXA NR. 8
_SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A._
____________________________
REGISTRUL DE DEPOZIT
| Nr. crt. | Denumirea fondului, compartimentului, colecţiei | Cota u.a. | Scopul scoaterii din depozit | Numele şi prenumele solicitantului; funcţia | Data scoaterii u.a.; semnătura solicitantului | Data restituirii u.a.; semnătura arhivarului | Observaţii |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
– Nr. 1-
_SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
ANEXA NR. 9
SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
FIŞĂ DE CONTROL
FONDUL
COLECŢIA
COMPARTIMENTUL
NR. INVENTAR
ANUL
NUMELE ŞI PRENUMELE
DATA
ANEXA NR. 10
Instituţia: SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
( regie autonomă, societate comercială)
PROCES-VERBAL Nr._________
Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr. ____________din_________, selecţionând în şedinţele din ___________ documentele din anii* ______________ avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.
Preşedinte, Membri, Secretar,
_________________ _____________________ ______________
(numele şi prenumele) _____________________ (numele şi prenumele)
______________________
Semnătura (numele, prenumele şi Semnătura
_____________ semnătura) ______________
______________
*Anii extremi
ANEXA 11
SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
Se aprobă,
Director General,
………………………….
PROCES-VERBAL nr.____ din ____________
Comisia de selecţionare numită prin Decizia nr. _______ din ______________ în urma ____________________________________________________________________, care a avut loc la data de ____________, la sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la unitatea noastră, ne-am deplasat la faţa locului la data de __________ constatând că au fost distruse, fără posibiliate de restaurare o parte din fondul __________ sau documentele create de compartimentul _________ sau compartimentele ___________ aflate în încăperea sau încăperile _____________ (se vor concretiza situaţiile, după caz) sau că lipsesc documentele cuprinse între anii _______ (se vor trece anii extremi ai documentelor), în cantitate de ________ unităţi arhivistice şi ________ ml.
Între documentele distruse se află (nu se află) şi documente cu valoare istorică-documentară (sau se află numai documente cu valoare practică, financiar-contabilă etc.).
Având în vedere faptul că aceste documente nu mai pot fi recuperate, în baza Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, art. 9 şi a Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, art. 27-28, vă rugăm să verificaţi şi să confirmaţi scoaterea din evidenţa arhivei a documentelor menţionate mai sus.
Preşedinte, Membri, Secretar,
__________________ ____________________ ___________________
__________________ ____________________ ___________________
__________________ ____________________ ____________________
ANEXA NR. 12
Instituţia: SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
( societate comercială)
PROCES-VERBAL
Predare-preluare din ____________________________
(anul, luna, ziua)
Subsemnaţii _________________________ din partea __________________________ şi _________________________________ din partea ___________________________ am procedat, primul la depunerea şi al doilea la preluarea ______________________anii extremi ________________ însumând _________________ unităţi arhivistice şi ________________ ml.
Totodată, s-au predat şi preluat _____________________________________________.
În timpul verificării nu au fost găsite următoarele: _____________u.a.
Prezentul procesul-verbal cuprinde ______ file şi s-a încheiat în două exemplare. Am predat, Am preluat,
