P.S. nr. 20 Delegare Competente
PROCEDURA DE SISTEM
Privind Delegarea de Competențe
în cadrul Salubrizare Sector 5 S.A.
COD: P.S. – 20
Ediţia I
Revizia 0
- Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea ediţiei
- Evidenta modificari procedura
| Nr. crt. | Editia/ revizia | Componenta revizuita | Cauza/ Baza/ Descrierea modificarii | Data de la care se aplica editia/ revizia |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | I | – – |
3. Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul procedurii
| Nr. crt. | Scopul difuzarii | Structura Functionala | Functie | Nume si prenume | Data primirii | Semnatura |
| 0 | 1 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Evidenta/ Arhivare | Secretariat Tehnic CM SCIM/Responsabil SCIM | …………….. | |||
| 2 | Aplicare | Director General Adjunct | Director General Adjunct | |||
| 3 | Aplicare | Directia Economica | Director Economic | |||
| 4 | Aplicare | Directia Tehnica | Director Tehnic | |||
| 5 | Aplicare | Directia Salubrizare | Director Salubrizare | |||
| 6 | Aplicare | Compartimentul Juridic, Legalitate Acte | Compartiment | |||
| 7 | Aplicare | Serviciul Resurse Umane | Sef Serviciu |
4. Scopul procedurii
4.1.Procedura reglementează mecanismul metodologic al utilizării delegării, stabilirea și comunicarea atribuțiilor / sarcinilor delegate.
4.2.Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului.
4.3.Spijină auditul public intern, pe manageri în luarea deciziilor.
4.4.Implementare decizie în grup – ca premiză pentru un proces decizional eficient, prin:
- abordare sistemică și rapidă pentru contrabalansare cerințe/ dificultăți generate de ritmul schimbărilor și transformărilor în mediul ambiant intern și exterior societății
- îmbunătățire relații între salariați/structuri prin implicare și stimulare la activitatea societății
- realizare obiective în situații decizionale de certitudine/ incertitudine/ risc, prin modalități preconizate sau adecvate și angajare de acțiuni eficiente
- operativitate în aplicare și implementare prevederi legislative și de sistem.
5. Domeniul de aplicare
5.1. Această procedură se utilizează de către un cadru de conducere pentru a delega atribuirea temporară a uneia din sarcinile sale de serviciu unui subordonat, însoțită și de competența și responsabilitatea corespunzătoare.
5.2. Delegarea se utilizează în cadrul oferit de structura organizatorică, reprezentând, de fapt o deplasare temporară de sarcini, conpetente și responsabilități ierarhic inferioare.
5.3.Se aplică în procesul decizional de conducere în care Directorul General este factor de decizie – decident în mediul ambiant reprezentat de societate și salariații ei:
- în ansamblu sau pe domenii definite de activități
- pentru toate funcțiile, toate activitățile funcțiilor, toți salariații indiferent de scara ierarhică, toate relațiile interne/externe, tot ciclul de viață al produselor
- pe post/ familie de posturi/ posturi – conducere / execuție, din organigrama aprobată cu atribuții și responsabilități specifice/ identice/ distincte.
5.5. Se delimitează la acte decizionale definite generic decizii de management/ organizare
6. Documente de referinţă
6.1 Legislație primară
- Ordonanţa de urgență a Guvernului nr. 109/2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor publice, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 111/2016, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 554/2004 privind contenciosul administrativ, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile și completările ulterioare
6.2. Legislație secundară
- Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare;
6.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale societăţii
- · Regulamentul de organizare şi funcţionare a Salubrizare sector5 SA;
- Regulamentul intern al Salubrizare sector5 SA;
- Codul Etic și de Integritate al Salubrizare sector5 SA;
- Fișa postului;
7. Definiţii, abrevieri şi termeni utilizaţi
7.1. Definiţii
| Nr. crt. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul; |
| 1. | Procedură de sistem | Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul structurii organizatorice din cadrul Salubrizare sector5 SA, valabilă pentru toate entitățile componente ale acesteia; |
| 2. | Procedură operaţională | Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul direcțiilor și serviciilor din cadrul Salubrizare sector5 SA; |
| 3. | Decizia | cursul de acțiuni ales pentru realizarea unuia sau mai multor obiective și implică: identificarea alternativelor pentru atingere obiectivealegere / selectare / optare pentru una din posibilitățile de realizare conturate |
| 4. | Răspunderea | obligația de a da socoteală pentru acțiunile intreprinse/ eșecul acestora. |
| 5. | Decizia de conducere | decizia care are urmări nemijlocite asupra acțiunilor de modificare în muncă și comportament a cel puțin unei alte persoane. reprezintă instrument specific de exprimare în actul conducerii – în expresie activă și dinamică – prin care își exercită în deplinătate funcția sunt interdependente și alcătuiesc un subsistem de bază al sistemului de conducere. |
| 6. | Proces decizional | ansamblul fazelor succesive prin care se asigură elaborarea și implementarea deciziei. |
| 7. | Autoritate | dreptul de a angaja resurse – de a lua decizii ce angajează resursele societății sau ca drept legal – de a da ordine, a cere cuiva să facă sau să nu facă ceva. |
| 8. | Activitate | ansamblu de lucrări și de sarcini interdependente și de același fel sau relativ omogene, care asigură realizarea unui proces de organizare și/sau execuție în domeniul tehnic, informațional sau uman. |
| 9. | Sarcina | cea mai mică unitate de muncă individuală sau o componentă a unui proces de muncă complex, cu autonomie operațională, efectuată, de regulă, de o singură persoană. *au caracter individual *pot fi reglementate – permanente sau ocazionale *includ competențe, responsabilități, proceduri și resurse *definesc cerințele unui post *au caracter obiectiv – sunt independente de ocupantul postului |
| 10. | Responsabilitate | obligația ce revine de a îndeplini obiectivele prin realizare sarcini/atribuții și răspunderea pentru modul de îndeplinire și pentru rezultatele obținute. -conform cu natura angajamentului personal, legat de îndeplinire, există tipuri de responsabilități/răspunderi: *de decizie *de organizare *de procedurare * de coordonare * de execuție * de control (inspecţie). |
| 11. | Limite de competenţă sau autoritate formală | limitele în cadrul cărora titularii de posturi pot acționa pentru realizarea obiectivelor individuale. |
7.2. Abrevieri
| Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat |
| 1. | S5 SA | Salubrizare sector5 SA |
| 2. | DG | Director General |
| 3. | PS | Procedura de sistem |
| 4. | PO | Procedură operațională |
| 5. | CM | Comisia de monitorizare |
| 6. | I | Informare |
| 7. | E | Elaborare |
| 8. | V | Verificare |
| 9. | A | Aprobare |
| 10. | Ap | Aplicare |
| 11. | Ah | Arhivare |
7.3. Abrevieri/Indicative/coduri ale compartimentelor din cadrul Salubrizare sector 5
| Nr. crt. | Abrevierea/Indicativul/ Codul care se alocă PO | Termenul abreviat |
| 1. | DE | Directia Economica |
| 2. | DS | Directia Salubrizare |
| 3. | DT | Directia Tehnica |
| 4. | RU | Serviciul Resurse Umane |
| 5. | BGC | Birou Guvernanță Corporativă |
| 6. | CA | Consiliul de Administratie |
| 7. | AGA | Adunarea Generala a Actionarilor |
8. Descrierea procedurii
8.1. Generalități
Printre modalitățile ce pot fi folosite de către funcțiile de conducere pentru degrevarea de anumite sarcini pe anumite perioade de timp și pentru asigurarea continuității procesului de management pe perioada absenței acestora din diferite motive, bine intemeiate, este metoda delegării de autoritate, cunoscută pe scurt sub denumirea de “delegare”.
Postul de conducere din care urmează să se faca delegarea se analizează prin prisma obiectivelor, atribuțiilor, competențelor și responsabilităților înscrise în fișa postului respectiv.
Cerinte privind Decizia
Reprezintă actul de voință unilaterală a Directorului General prin care dispune în cazuri concrete și în condiții prevăzute de lege/de reglementări sistem.
- Sa fie emisă în scris, motivată în fapt și în drept, documentată și fundamentată
- Să se încadreze în perioada optimă de elaborare și de aplicare.
8.2. Documente utilizate în cadrul procedurii.
8.2.1. Lista și proveniența documentelor utilizate
- Nomenclatorul arhivistic;
- Procedura operaţională (formalizată) privind primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor;
- Documente scrise: Hotărâri ale C.A., A.G.A., din ședințe – conducere executivă, operative;
Legislație;
- Referate/documente interne privind: neconformități constatate, solicitări organizatorice, de elaborare a unor documente care să reglementeze aspecte majore sau de ansamblu.
- Inițiative ale conducerii, izvorâte din propria activitate/experiență sau din practica națională/internațională
8.2.2. Circuitul Documentelor
- Editarea deciziilor se realizează respectând conținutul și formatul standard – elemente cadru care compun decizia
- Difuzarea se face controlat, către factorii implicați, sub semnatură olograf – în înscris pe verso document original sau prin Lista de evidență si distribuție
- Monitorizarea și gestionarea se asigură prin Registru de Evidență decizii
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale: calculatoare, birouri, rechizite, etc.
8.3.2. Resurse umane: conducerea S5 SA, salariaţii.
8.3.3. Resurse financiare sunt stabilite prin bugetul de venituri şi cheltuieli al Societatii
8.4. Modul de lucru și etapele de elaborare a unei proceduri de sistem sau operațională
8.4.1.Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
- Deplasarea temporară a unei/unor sarcini de importanță minoră pentruocupantul unei funcții de conducere, cu caracter repetitiv, rutinier. Astfel, sarcinile delegate în completarea fișei de atribuții (a postului) persoanei delegate, pe o perioadă determinată de timp, solicitată de exercitarea acestei/acestor sarcini.
8.4.2.Tehnici principale de redactare
- Articolele să fie formulate clar, concis, cu trimiteri – pentru detalii- la proceduri, instrucțiuni, anexe și alte documente aplicabile.
- Să evite includerea de elemente evolutive ex. referiri la funcții nu la nume, la organigrame la zi etc.
- Se anexează tot ceea ce îngreunează textul – ex. organigrame detaliate, scheme de amplasare, liste, proceduri, instrucțiuni, modele de documente etc.
- Fiecarei activități îi sunt asociate responsabilitățile structurilor participante la proces.
- Să conțină obiectivul urmărit, modalitatea de acțiune preconizată, responsabilul pentru aplicare, unde se aplică, perioada sau termenul de aplicare și alte elemente relevante.
- Toate deciziile vor fi redactate ținând cont de următoarele setări: dimensiunile paginii:
- marginea de sus – 1,5cm (0,58”); marginea de jos – 1,5cm (0,58”); marginea din dreapta- 1,5 cm (0,58”); font – Times New Roman, font size – 12; capitole: style – bold, font – Times New Roman, font size – 12; text: style normal; font – Times New Roman, font size – 12,
- Toate deciziile se vor redacta în doua exemplare astfel:
- un exemplar va conține semnăturile celor care întocmesc documentul, șefilor direcți, șefilor de structură și director general /director general adjunct în funcție de subordonare, avizul de legalitate al directorului Direcției |Juridice;
- un exemplar care va conține doar semnătura director general/director adjunct
8.4.3.Elemente cadru care compun decizia
- Se emit în forma solemnă, după reguli formale obligatorii, asemănătoare actelor juridice.
- Sunt întotdeauna scrise și conțin elemente de format obligatorii: sigla societății și deparamentul emitent, număr și data emiterii .
- Preambulul deciziei cuprinde:
- Autoritatea emitentă – conducătorul, denumirea societății și temeiul legal de numire;
- Motivarea în fapt – ce anume determină dispoziția:- obiectiv, document de inițiere etc.;
- Motivarea în drept – temei juridic privind actul deciziei și a drepturilor conferite conducătorului societății
- Conținutul deciziei se formulează prin articole cu prevederi distincte, cu specificarea: autorității, obiectivelor, acțiunilor, sarcinilor, priorităților, resurselor, responsabililor, responsabilităților, răspunderilor, implementare, termene etc.
- Documente invocate – ca anexe.
8.4.4. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității
- Inițierea deciziilor se face în principal:
- din dispoziția Directorului General – scrisă / verbală .
- la solicitare, prin conducătorii de structuri – referat aprobat ierarhic.
- la propunerea Serviciului RU sau a structurilor specializate în baza unor reglementări legislative precizate
- la propuneri scrise ale președinților de comisii sau salariați cu responsabilități desemnate; la propunerea autorităților acreditate interne/externe prin documente finalizare acțiuni
- din oficiu – cand situația impune completări, modificări, actualizări, implementări.
- Referatele înregistrate și datate se transmit la Compartimentul Juridic în vederea avizării pentru legalitate și, ulterior, la Serv. Resurse Umane sau la Birou Guvernanță Corporativă spre punere în practică.
- La elaborare, se va avea în vedere caracterul lor de acte subordonate legilor, hotărârilor şi ordonanţelor Guvernului şi altor acte de nivel superior, precum și sistemul procedural intern.
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activității
- Acordarea responsabilității pentru consecințele deciziilor adoptate pe parcursul delegării, se manifestă fie ca răspundere, fie ca obligație de a exercita sarcina/sarcinile delegate într-o anumită manieră precizată de ocupantul funcției de conducere care deleagă. Aceasta înseamnă că responsabilitatea pentru rezultatele obținute revine ambelor persoane implicate în procesul de delegare: persoana delegată și persoana care a delegat.
- Se poate spune ca delegarea nu trebuie asociată cu “fuga de răspundere”.
9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii procedurii
- În situații de interferență sau care impun colaborarea a doi sau mai mulți conducători de domenii diferite propunerea deciziei se face cu acordul părților.
- În caz de divergență decizia se ia de tituarul ierarhic superior sau de Directorul General dacă părțile nu convin soluționarea
- La modificări ale titularilor de posturi sarcinile pe posturi prevăzute prin deciziile conducatorului societății se preiau de noii titulari; idem la modificări status relațional și/ sau denumiri structuri și posturi care nu au afectat conținutul atribuțiilor în raport cu decizia.
- În absența unui conducator conform ROF, atributiile/ sarcinile se preiau de înlocuitorul acestuia cu excepția sarcinilor trasate în mod explicit.
9.1. Director General
- Hotărăște prin decizii cu putere de act normativ.
- Asigură conducerea, coordonarea și controlul activităților societății si stabilește obiectivele fundamentale ale Companiei.
- Competența de întocmire se delegă către Compartimentul Juridic, Serv. R U sau BGC
9.2. Directori Direcții / Șefi structuri – servicii, birouri, centre și asimilate
- Toți conducătorii care, prin natura activității și prevederile legale de reglementări aplicabile, intră în contact cu probleme ce impun emiterea unei decizii au obligația să promoveze propunerile aferente.
- Obligația se impune și salariatilor nominalizați cu sarcini specifice – ex. președinți comisii, responsabili activități etc.
- Construiesc sistemul decizional în funcție de activitatea implicată cu toate elementele în susținere și soluționare.
- Stabilesc obiectivele specifice – definesc și pun în scris politica și obiectivele cu:
- precizarea temeiului legal și a altor documente de sistem asociate.
- suportul faptic generator
- alegerea organizării și resurselor, definirea misiunii, responsabilităților principale și autorității personalului care conduce/execută sau verifică
- stabilire măsuri necesare și suficiente ca obiectivele să fie atinse cu eficacitate și costuri minime
- precizarea documentelor existente și a locului unde sunt aplicate
- Asigură ca deciziile emise să fie cunoscute, înțelese și implementate la toate nivelurile implicate.
- Asigură, în aplicare, documente de organizare specifice – planuri, programe, proceduri – de definire, tehnice, de execuție, de interfață și înregistrări / documente de raportare care asigură monitorizarea sau atestă realizarea.
- Aprobă şi sunt responsabili pentru întocmirea propunerilor și actualizarea prevederilor ce implică funcția, posturile, structurile în subordine.
- Au responsabilități de monitorizare și ținere sub control real – legislativ, operațional, funcțional.
9.3.Salariati – indiferent de scara ierarhică
- Participă la cerere la elaborare și furnizează date și informații privind conținutul muncii şi eventuale dificultăți pe care le întâmpină.
- Semnează de luare la cunostință a prevederilor care îi implică și le îndeplinesc
- La termenele scadente, dispuse prin decizii, au obligația să raporteze stadiul îndeplinirii ierarhic și/sau conform altor prevederi exprese.
9.4. Serviciul Resurse Umane si Compartimentul Juridic
- Respectă procedura și realizarea conformității cu atribuțiile, competențele și responsabilitățile pe structuri cuprinse în Regulamentul de Organizare și Funcționare.
- Analizează modul în care sarcinile, competențele și responsabilitățile cuprinse în decizii asigură atingerea obiectivelor.
- Asigură la solicitări/ când este cazul, modificarea sau completarea prevederilor care nu mai corespund sau nu determină realizarea obiectivelor și strategiei.
- Elaborează decizii și derulează circuitul procedural de avizare, aprobare, informare și difuzare.
- La solicitări informează/ face verificarea realizării deciziilor Directorului General Adjunct, Directorului General si asigură operativ actualizarea, completarea sau modificarea, ori de câte ori este necesar.
- Participă la evaluarea peformanței, având ca suport sarcinile, competentele și responsabilitățile cuprinse în decizii.
- Dezvoltă și întreține colaborare directă, activă și constructivă cu toate structurile.
- Modificarea/completarea/actualizarea deciziilor se face prin decizie nouă sau Notă de modificare/ completare – înregistrată și datată – ori de câte ori se impune sau la schimbarea elementelor care au stat la baza unei decizii aprobate.
10. Anexe, înregistrări, arhivări
| Nr. crt. | Denumirea anexei | Elaborat | Aprobă | Nr. Exemplare | Difuzare | Arhivare | Alte elemente | |
| Loc | Perioadă | |||||||
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1. | Proces verbal de diseminare și instruire a personalului. | Insp Mediu Jurist | Director General | 1 | Directii din cadrul Salubrizare Sector 5 |
Este necesar ca procedura să cuprindă, în anexe, toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia şi care sunt aplicabile în realizarea activităţii.
11. Cuprins
| Numărul componentei în cadrul procedurii formalizate | Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate | Pagina |
| Coperta | 1 | |
| 1. | Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea ediţiei/reviziei | 2 |
| 2. | Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul procedurii | 3 |
| 3. | Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul procedurii | 3 |
| 4. | Scopul procedurii | 4 |
| 5. | Domeniul de aplicare | 5 |
| 6. | Documentele de referinţă | 5 |
| 7. | Definiţii, abrevieri și termeni utilizaţi | 6 |
| 8. | Descrierea procedurii | 8 |
| 9. | Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii | 10 |
| 10. | Anexe, înregistrări, arhivări | 12 |
| 11. | Cuprins | 13 |
Anexa 1
Proces verbal de diseminare și instruire a personalului
Direcția/Compartimentul independent
………………………………………………………………………………………………………………………………….
| NUME PRENUME | Diseminare și instruire – data- | Semnătura persoana aplicantă |
Persoana care a efectuat diseminarea și instruirea
Nume și prenume
…………………………………………………………………….
Semnătura
…………………………………………………………………….
Data
……………………………………………..
Nota: Se vor adăuga rubrici în tabel in fucție de numărul persoanelor cărora li se adresează procedura.
