P.S. nr. 25 Planificarea Proceselor sistemului de management al calitatii si mediului
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND PLANIFICAREA PROCESELOR SISTEMULUI
DE MANAGEMENT AL CALITATII SI MEDIULUI
COD: P.S. – 25
Ediţia I
Revizia 0
AVIZAT
Compartimentul Juridic
Canbolant Singrid
Elaborat
Insp. Mediu Jurist
Camelia Teodorescu
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 2 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
1. Scopul procedurii
1.1. Procedura defineşte şi documentează modul în care planificarea pentru managementul SMI se desfăşoară în cadrul Salubrizare Sector 5 S.A. denumita in continuare Societatea
1.2. Stabileşte modul în care conducerea Societatii elaborează planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele companiei și identifică şi repartizează resursele pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor.
1.3. Procedura prezintă modul în care managementul de la cel mai înalt nivel asigura planificarea SMI în scopul administrării eficiente a proceselor din organizaţie, în conformitate cu cerinţele standardelor: SR EN ISO 9001:2015, SR EN ISO 14001:2015.
- Domeniul de aplicare
Principalele activităţi derulate în vederea planificării sunt următoarele:
- Elaborarea planurilor/programelor de activitate pentru toate obiectivele entităţii;
- Identificarea şi repartizarea resurselor pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor;
- Organizarea proceselor de muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate;
- Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare, care impune actualizarea planului/programului;
- Coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor din cadrul Societatii.;
- Organizarea consultărilor prealabile cu compartimentele din cadrul Societatii
- Documente de referință
3.1. SR EN ISO 9001:2015, Sisteme de management al calității. Cerinte.
3.2. SR EN ISO 9000:2015, Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular.
3.3. SR EN ISO 9004:2010, Sisteme de management al calității. Linii directoare pentru îmbunătățirea performanțelor.
3.4. SR EN ISO 14001: 2015, Sisteme de management de mediu. Cerințe și ghid de utilizare.
3.5. SR ISO 14050: 2010, Management de mediu – vocabular;
3.6. SR EN ISO 14004: 2016, Sisteme de management de mediu. Linii directoare referitoare la principii și tehnici de aplicare.
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 3 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
4.1. | Definiții, abrevieri și termeni utilizați | |||||
Nr. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul; | ||||
crt. | ||||||
1. | Planificarea calitatii | Parte a managementului concentratata pe stabilirea obiectivelor | ||||
calitatii si care specifica procesele operationale necesare si | ||||||
resursele aferente pentru a indeplini obiectivele calitatii. | ||||||
2. | Planul calitatii | Document care precizeaza practicile, resursele si succesiunea | ||||
activitatilor specifice referitoare la calitate relevante pentru un | ||||||
anumit produs/instalatie sau contract. | ||||||
3. | Sistem de Management | al | Sistem de management prin care se orienteaza si se controleaza | |||
Calitatii | o organizatie in ceea ce priveste calitatea. | |||||
4. | Produs | Rrezultat al activitatilor sau proceselor. | ||||
5. | Proces | Ansambu de activitati corelate sau in interactiune care | ||||
transforma elemente de intrare in elemente de iesire. | ||||||
6. | Contract | Acord liber consimtit intre doua persoane juridice in scopul | ||||
nasterii modificarii sau stingerii unor raporturi juridice rezultat | ||||||
al unor negocieri. | ||||||
7. | Inregistrare | Informatie documentata – informatia si suportul ei (electonice | ||||
sau pe suport hartie etc). Sunt considerate informatii | ||||||
documentate: procedurile, formularele, manualele, diverse alte | ||||||
inregsitrari pe suport de hartie sau electronic. | ||||||
4.2. Abrevieri | ||||||
Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat | ||||
1. | Societatea | Salubrizare Sector 5 S.A. | ||||
2. | DG | Director General | ||||
3. | SMC | Sistemul de management al calitatii | ||||
4. | SMM | Sistemul de management al mediului | ||||
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 4 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
5. | SMI | Sistemul | de management integrat al calitatii si mediului | ||
6. | Manager SMI | Manager | al sistemului de management integrat (al calitatii si | ||
mediului) | |||||
7. | P | Procedura | |||
8. | N | Norma | |||
9. | TD | Tipul documentului (original sau copie) | |||
10. | TC | Nivelul de control aplicat documentului | |||
11. | NC | Nivelul de clasificare aplicat documentului (confidential, uz intern | |||
sau neconfidential) | |||||
12. | S | Stabilirea | |||
13. | P | Planificarea | |||
14. | As | Asigurarea | |||
15. | An | Analizarea | |||
5. Descrierea procedurii Aspecte prealabile
Planificare şi control operaţional
Conducerea companiei planifică, implementează şi controlează procesele necesare pentru a satisface cerinţele pentru livrarea serviciilor şi implementează acţiuni pentru:
- terminarea cerinţelor pentru produse şi servicii;
- stabilirea criteriilor pentru:
- procese;
- acceptarea produselor şi serviciilor.
- terminarea resurselor necesare pentru realizarea conformităţii cu cerinţele pentru produse şi servicii;
- implementarea controlului proceselor în conformitate cu criteriile;
- terminarea, menţinerea şi păstrarea informaţiilor documentate atât cât este necesar pentru:
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 5 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
- a avea încredere că procesele s-au efectuat conform celor planificate;
- a demonstra conformitatea produselor şi serviciilor cu cerinţele.
Elementele de ieşire ale acestei planificări trebuie să fie adecvate operaţiunilor Societatii.
Conducerea Societatii controlează schimbările planificate şi analizează consecinţele
schimbărilor neintenţionate prin întreprinderea de acţiuni care să diminueze orice efecte negative, după cum este necesar
Conducerea Societatii se asigură că procesele externalizate (daca exista) sunt controlate.
Planificarea schimbărilor
Atunci când se determină necesitatea de schimbare a sistemului de management al calităţii, schimbările trebuie efectuate într-un mod planificat.
Conducerea ia în considerare:
- scopul schimbărilor şi consecinţele potenţiale ale acestora;
- integritatea sistemului de management al calităţii;
- disponibilitatea resurselor;
- alocarea sau realocarea responsabilităţilor şi autorităţilor.
Conducerea planifică:
acţiuni pentru tratarea:
- aspectelor sale semnificative de mediu;
- obligaţiilor sale de conformare;
- riscurilor şi oportunităților cu influenţă asupra SMI cum să:
- integreze şi să implementeze acţiunile în procesele sistemului său de management al calităţi şi de mediului său în alte procese ale activităţii sale;
- evalueze eficacitatea acestor acţiuni
Atunci când planifică aceste acţiuni, conducerea ia în considere opţiunile sale tehnologice şi financiare, cerinţele de funcţionare şi de desfăşurare a activităţii.
La planificarea sistemului de management al calităţi şi mediului, conducerea ia în considere:
- contextul societatii;
- înţelegerea necesitaţilor şi aşteptărilor părţilor interesate
- domeniul de aplicare al sistemului de management de mediu;
- determină riscurile şi oportunităţile referitoare la procese, activităţi, aspectele sale de mediu, obligaţiile de conformare şi alte cerinţe identificate la analizarea contextului Societatii şi cerinţelor părţilor interesate este necesar a fi tratate pentru:
- să se asigure că sistemul de management îşi poate realiza rezultatele intenţionate;
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 6 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
- să prevenină şi să reducă efectele nedorite, inclusiv posibilitatea ca Societatea să fie afectată de condiţiile de mediu externe;
- să se realizeze îmbunătăţirea continuă.
6.1 Generalități
6.1.1 Principalele componente ale planificării pentru managementul calităţii sunt:
- planificarea activităţilor/ proceselor SMI şi a proiectării, asamblării şi montajului instalaţiilor;
- planificarea strategică pentru satisfacerea obiectivelor organizaţiei;
- planificarea pentru satisfacerea cerinţelor contractuale, legale şi de reglementare.
6.2 Planificarea activităţilor/ proceselor SMI
6.2.1 Planificarea proceselor SMI are la bază politica în domeniul calităţii declarată de managementul la cel mai înalt nivel şi obiectivele stabilite de acesta, ținând cont de strategia pe termen lung şi mediu a Societatii
6.2.2 Politica şi obiectivele generale în domeniul calităţii sunt actualizate ori de câte ori este necesar, în funcţie de nevoile SMI, modificările organizatorice şi noile cerinţe apărute.
6.2.3 Periodic, de obicei anual, obiectivele în domeniul calităţii şi politica sunt analizate de managementul de la cel mai înalt nivel în cadrul analizelor efectuate de management pentru SMI, prin grija Managerului sistemului de management al calităţii, în vederea reactualizării lor, după cum este necesar şi pentru a urmări continua adaptare la structura SMI şi la cerinţele legale şi de reglementare în domeniu.
6.2.4 În cadrul şedinţelor de analiza efectuate de management se stabilesc obiective specifice pentru procesele din cadrul SMI.
6.2.5 Obiectivele specifice se referă la activităţile desfăşurate în sectoarele responsabile pentru realizarea lucrărilor. Ele sunt susţinute prin programe de măsuri/ acţiuni stabilite de funcţiile responsabile pentru sectoarele de activitate / procesele în cauză, transpunerea în practică a măsurilor/acţiunilor urmând să fie realizată de persoanele nominalizate în acest sens. Eficiența acţiunilor/ măsurilor stabilite şi rezultatele, de obicei cuantificabile, ale obiectivelor specifice sunt urmărite de funcţiile responsabile, inclusiv de către Managerul sistemului de management al calităţii prin audituri şi sunt analizate în cadrul analizelor efectuate de management.
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 7 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
6.2.6 Planificarea aprovizionării şi interfeţele acestui proces cu procesul de fabricaţie este descris în procedura „Evaluarea furnizorilor şi aprovizionarea produselor şi serviciilor”.
6.2.7 Planificarea proceselor referitoare la relaţia cu clientul (ofertare, vânzare, comunicare cu clientul) se desfăşoară în conformitate cu prevederile procedurilor „Procese referitoare la relaţia cu clienţii”, Comunicarea internă şi externă”.
6.2.8 Planificarea activităţii de audit intern se face de către Managerul sistemului de management al calităţii în conformitate cu prevederile procedurii, Audit intern”.
6.2.9 Pentru instalaţiile realizate planificarea calităţii se bazează pe documentele SMI (Manualul SMI, procedurile) aplicabile la nivelul proceselor de execuţie (din faza de contractare şi până la livrare şi montaj).
6.2.10 În situaţia în care cerinţele specifice ale clientului includ aspecte referitoare la SMI din Societate, detaliile respective sunt comunicate de către Directorul General, Managerului SMI care analizează aceste detalii şi, în cazul în care este necesar, completează planul calităţii pentru a satisface cerinţele clientului, pe baza deciziei conducerii Societatii
6.3 Planificarea strategică are ca obiectiv satisfacerea aşteptărilor şi nevoilor părţilor interesate (asociaţi, angajaţi, furnizori, clienţi, comunitate, infrastructura).
6.3.1 Planificarea strategică are la bază strategiile pe termen scurt, mediu şi lung şi se bazează pe rezultatele afacerii (rezultatele tuturor proceselor din cadrul SMI).
6.3.2 Planificarea strategică include planificarea resurselor materiale (bugete propuse şi aprobate), realizată de către Direcția Economică şi planificarea resurselor umane (procesul de instruire – perfecţionare, angajare, evaluare personal), realizata de către Serviciul Resurse Umane.
6.3.3 Din punct de vedere al Directorul General, planificarea strategică implica analiza şi stabilirea oportunităţilor de afaceri şi performanţă capitalului învestit, iar din punct de vedere al comunităţii, stabilitatea în mediul de afaceri, relaţiile comunitare, inclusiv protecţia mediului.
6.3.4 Planificarea strategică privind resursele umane se desfăşoară în conformitate cu prevederile procedurilor specifice, punându-se accent pe cunoaşterea cerinţelor şi a aşteptărilor angajaţilor, inclusiv din punctul de vedere al dezvoltării carierei acestora.
6.3.5. Planificarea acţiunilor pentru realizarea obiectivelor calităţii şi mediului
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 8 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
Atunci când planifică obiectivele, conducerea determină:
- ce se va face; ce resurse vor fi necesare; cine va fi responsabil; când vor fi finalizate;
- cum vor fi evaluate, inclusiv indicatorii pentru monitorizarea progresului către realizarea obiectivelor sale de mediu măsurabile.
6.4 Planificarea pentru satisfacerea cerinţelor contractuale, legale şi de reglementare
6.4.1 Planificarea pentru satisfacerea cerinţelor contractuale, legale şi de reglementare include obiectivele şi condiţiile referitoare la SMI stabilite de Societate pentru produsele sale, în vederea satisfacerii cerinţelor explicite şi implicite ale clienţilor, cerinţelor legale şi de reglementare.
6.4.2 Toate comenzile şi contractele pentru serviciile realizate de Societate sunt analizate înainte de a fi executate, aspecte precizate în procedura P-007, „Procese referitoare la relaţia cu clienţii”,.
6.4.3 Analiza comenzilor/contractelor asigură:
- identificarea cu claritate a cerinţelor şi modificărilor intervenite;
- stabilirea de cerinţe privind calitatea pentru produse/ servicii;
- stabilirea fluxului de activităţi /procese.
6.4.4 Pe baza cerinţelor contractuale aprobate şi a documentelor SMI aprobate pentru realizarea serviciilor se realizează planificarea şi implementarea sistemului de inspecţie şi verificare a calităţii, care include:
- planificarea punctelor de inspecţie şi control;
- stabilirea metodelor de verificare pentru caracteristici / grupuri de caracteristici şi alocarea resurselor adecvate în vederea măsurării şi monitorizării proceselor.
6.4.5 În afară cerinţelor clienţilor sunt analizate şi se ţine cont la planificarea proceselor de realizare de cerinţele legale şi de reglementare pentru toate procesele ce se derulează în Societate (garantarea calităţii produselor, cerinţe de mediu, angajamentele luate de Societate etc.)
6.4.6 Pentru satisfacerea cerinţelor juridice şi de reglementare, planificarea constă în:
- identificarea acestor cerinţe aplicabile (inclusiv elemente de standardizare);
- identificarea şi stabilirea relaţiilor funcţionale ale Societatii cu organismele de reglementare, asociaţii patronale, bănci, organisme de certificare;
- definirea funcţiilor din Societate (prin decizii manageriale) care să asigure identificare continuă a cerinţelor, interfaţă cu instituţiile generatoare de cerinţe legale şi de reglementare, elaborarea / implementarea de planuri pentru satisfacerea cerinţelor aplicabile identificate;
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 9 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
6.4.7 Planificarea procesului de documentare, implementare, menţinere, îmbunătăţire a SMI şi de planificare a calităţii este analizată de Managerul SMI, la intervale şi termene definite în procedura „Analiza efectuată de management”.
6.5 Planificare operaţională şi control
Conducerea stabileşte, pune în aplicare, controlează şi menţine procesele necesare pentru a satisface cerinţele sistemului de management al calităţii şi de mediului şi pune în aplicare acţiunile identificate prin:
- stabilirea criteriilor de funcţionare pentru procese;
- implementarea controlului proceselor, în conformitate cu criteriile de funcţionare.
Controalele pot include şi proceduri tehnice
Conducerea controlează schimbările planificate şi revede consecinţele unei schimbări neintenţionate, se iau măsuri pentru a diminua orice efecte adverse, după cum este necesar. Conducerea se asigură că procesele externalizate (daca exista) sunt controlate sau influenţate.
Tipul şi gradul de control sau influenţa care se aplică proceselor este definit în cadrul sistemului de management al calităţii şi de mediului.
Consecvent cu perspectiva ciclului de viaţă, conducerea:
- stabileşte controale, după caz, pentru a asigura că acele cerinţele ale sale de mediu sunt tratate în procesul de proiectare şi de dezvoltare ale produsului său serviciului, considerând fiecare etapă a ciclului de viaţă;
- determina cerinţele sale de mediu pentru achiziţia de produse şi servicii, după caz;
- comunică cerinţele sale de mediu relevante către furnizorii externi, inclusiv contractanţilor;
- ia în considerare necesitatea de a oferi informaţii despre potenţialul semnificativ al impacturilor asupra mediului asociate cu transportul sau livrarea, utilizarea, tratamentele la sfârşitul ciclului de viaţă şi reintegrarea în natură a produselor şi serviciilor sale.
Conducerea păstrează informaţii documentate în măsura în care este necesar să aibă încredere că procesele au fost efectuate conform planului.
Conducerea:
- ia măsuri pentru a răspunde prin planificarea acţiunilor pentru prevenirea sau diminuarea impacturilor negative asupra mediului la situaţii de urgenţă;
- testează periodic acţiunile de răspuns planificate, dacă este posibil;
Procedură de sistem privind | Ediţia I Nr. de exemplare 1 | ||
Salubrizare | Planificarea proceselor | Revizia 0 Nr. de exemplare 1 | |
sistemului de management al | Pagina 10 din 11 | ||
Sector 5 S.A. | |||
calitatii si mediului | |||
COD P.S. – 25 | Exemplar nr. 1 | ||
Auditul intern al SMI
Conducerea stabileşte, implementează şi menţine un program de audit intern, care să includă frecvenţă, metodele, responsabilităţile, cerinţele de planificare şi raportarea auditurilor sale interne.
Analiza de management a SMI
Managementul analizează sistemul de management al calităţii şi mediului, la intervale planificate, pentru a se asigura de continuă să potrivire, adecvare şi eficacitate.
- Responsabilități și răspunderi în derularea activității
Nr. ctr | Structura functionala Postul/actiunea/operatiunea | Responsabil sistem management calitate si mediu | Manager SMI | Director General | Compartimente din Societate |
1 | Elaborarea Procedurii | E | |||
2 | Verificarea Proceduri | V | |||
3 | Aplicarea Procedurii | Ap | Ap | Ap | |
4 | Aprobarea Procedurii | A | |||
5 | Arhivarea Procedurii | Ah | |||
6 | Stabilirea strategiei privind obiectivele afacerii, respectand continuu cerintele legale si de reglem aplicabile Societatii in vederea satisfacerii cerintelor si asteptarilor tuturor partilor. ( angajati, furnizori, clienti, autoritati) | S | |||
7 | Planificarea SMI in scopul indeplinirii cerintelor referitoare la acestea a cerintelor clientilor si indeplinirea obiectivelor stabilite un domeniul SMI | P | |||
8 | Asigurarea cadrului organizatoric privind analiza politicii si obiectivelor in domeniul SMI | As | |||
9 | Stabilirea impreuna cu celelalte functii responsabile din Societate a necesitatii elaborarii planurilor calitatii si componenta echipelor de redactare | S | |||
10 | Analizarea impreuna cu conducerea Societatii eficienta si eficacitatea proceselor SMI | An | |||
11. | Asigurarea stabilirii strategiei Societatii | As | |||
12 | Asigurarea stabilitatii proceselor SMI implementate si sustinute | As | |||
13 | Asigurarea comunicarii politicii si obiectivelor in domeniul SMI si a cerintelor clientilor | As |
- Anexe, inregistrari, arhivari
Nrt ctr | Denumirea anexei | Elaborat | Aproba | Nr. exemplare | Difuzare | Arhivare | Alte elemente |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
- Cuprins
Nr componentei In cadrul procedurii formalizate | Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate | Pagina |
1. | Coperta | 1 |
2. | Scopul procedurii | 2 |
3. | Domeniul de aplicare | 2 |
4. | Domeniul de referinta | 2 |
5. | Definitii, abrevieri si termeni utilizati | 3 |
6. | Descrierea procedurii | 4 |
7. | Responsabilitati | 10 |
8. | Anexe, inregistrari, arhivari | 11 |
9. | Cuprins | 11 |