P.S. nr. 24 Prezenta
PROCEDURA DE SISTEM
Privind Prezența salariaților
SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A.
COD: P.S. – 24
Ediţia I
Revizia 0
| Nr. crt. | Editia/ revizia | Componenta revizuita | Cauza/ Baza/ Descrierea modificarii | Data de la care se aplica editia/ revizia |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | I |
3. Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul procedurii
| Nr. crt. | Scopul difuzarii | Structura Functionala | Functie | Nume si prenume | Data primirii | Semnatura |
| 0 | 1 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Evidenta/ Arhivare | Secretariat Tehnic CM SCIM/Responsabil SCIM | …………….. | |||
| 2 | Aplicare | Director General Adjunct | Director General Adjunct | |||
| 3 | Aplicare | Directia Economica | Director Economic | |||
| 4 | Aplicare | Directia Tehnica | Director Tehnic | |||
| 5 | Aplicare | Directia Salubrizare | Director Salubrizare | |||
| 6 | Aplicare | Compartimentul Juridic, Legalitate Acte | Compartiment | |||
| 7 | Aplicare | Serviciul Resurse Umane | Sef Serviciu |
4. Scop
Reglementează înregistrarea și evidența prezenței, definește documente de înregistrare specifice și de evidență internă pentru fiecare salariat, pe structuri și pe ansamblu societate, la un moment dat și în istoric, inclusiv situații care afectează timpul normal de lucru și responsabilități de aplicare.
5. Domeniul de aplicare
Pentrutoate structurile și toți salariații indiferent de funcție și durata contractului individual de muncă.
6. Documente de referinţă
- Ordin nr. 600 /2018 pentru aprobarea Codului Controlului Intern Managerial al entităţilor publice
- Legea nr.53/24.01.2003 (**republicată**)(*actualizată*) – Codul muncii
- Regulamentul Intern al Companiei
- Regulamentul de organizare şi funcţionare a Companiei.;
- Codul Etic și de Integritate al Companiei.;
6.1 Legislație internațională
- Standardul internațional ISO 9001:2015
6.2. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale societăţii
6.2.1. Documente de înregistrare și evidență a Prezenței
Principalele documente sunt:
- Condica de prezență – serveşte ca document obligatoriu în care angajatul semnează la începutul şi sfârşitul programului consemnarea orelor lucrate, concedii de odihnă, concedii boală, accidente în muncă, maternitate, învoiri, concediu fără salariu, absenţe nemotivate;
- Documente specifice
- Evidențe interne
7.Definiţii, abrevieri şi termeni utilizaţi
7.1. Definiţii
| Nr. crt. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul; |
| 1. | Procedură de sistem | Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul structurii organizatorice din cadrul S.5 S.A., valabilă pentru toate entitățile componente ale acesteia; |
| 2. | Procedură operaţională | Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul direcțiilor și serviciilor din cadrul S.5 S.A.; |
| 3. | Abrevierea | Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri, aprobată şi difuzată. |
| 4. | Învoire | Situația în care timpul normal de lucru este afectat – fracțiune din ziua de muncă sau zi/zile- din inițiativa salariatului, cu acordul societății. |
7.2. Abrevieri
| Nr. crt. | Termenul abreviat | |
| 1. | PS* | Procedura de sistem |
| 2. | S5 SA | Salubrizare sector 5 S.A. |
| 3. | E. | Elaborare |
| 4. | V. | Verificare |
| 5. | A. | Aprobare |
| 6. | Ap. | Aplicare |
| 7. | Ah. | Arhivare |
7.3. Abrevieri/Indicative ale componentelor structurale din cadrul S.5 S.A.
| Nr. crt. | Abrevierea/Indicativul/ Codul care se alocă PO | Termenul abreviat |
| 1. | DE | Directia Economica |
| 2. | DS | Directia Salubrizare |
| 3. | DT | Directia Tehnica |
| 4. | RU | Serviciul Resurse Umane |
| 5. | BGC | Birou Guvernanță Corporativă |
| 6. | CA | Consiliul de Administratie |
| 7. | AGA | Adunarea Generala a Actionarilor |
8. Descrierea procedurii
8.1. Generalități
INVOIRI / concedii fara PLATA / DELEGATIi/ ALTE SITUATII CE AFECTEAZA PREZENTA
Generic, prin ÎNVOIRE se definește situația în care timpul normal de lucru este afectat – fracțiune din ziua de muncă sau zi/zile- din inițiativa salariatului, cu acordul societății.
- învoirile, indiferent de natura lor, sunt situații de absențe aprobate și motivate.
- concediile fără plată sunt în esența lor învoiri, cu durate mai mari de 2 zile lucrătoare.
- Învoirile și concediile fără plată creează – de obicei – perturbații în activitatea structurii unde se produc și în vecinătățile de colaborare.
- Efectul economic negativ trebuie limitat prin solicitarea/acordarea în condiții de acord prealabil, pe baza de solicitări justificate și documente scrise, cu stabilire înlocuitor.
- Perturbarea activității prin învoiri repetate în interes personal, nemotivate temeinic, conduce la luarea măsurilor disciplinare.
8.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate
ÎNVOIRI / concedii fĂrĂ PLATĂ / DELEGAȚIi/ ALTE SITUAȚII CE AFECTEAZĂ PREZENȚA
8.2.1.Clasificarea învoirilor
Criteriul duratei timpului de lucru afectat și criteriul financiar
- învoiri în interes personal
- învoiri în situații/ condiții prevăzute de legi speciale și reglementări CIM
- învoiri cu recuperare din concediul de odihnă
- învoiri în interes de serviciu
- concedii fără plată
Criteriul solicitarii: anticipată, ocazională sau ulterioară – în situații extreme, când salariatul se află în imposibilitatea de a anunța absența.
8.2.2. Delegații
- Înregistrarea timpului de lucru se aplică și pentru perioada desfășurării delegației.
- Delegațiile se întocmesc nominal, punctual, pe perioada determinată – zile, lunar/ trimestrial.
- Deplasările se înregistrează la structura sau la RU, funcție de angajare costuri.
- Ordinul de deplasare (delegația), valabilă la zi, permite titularului acces în/din societate în condițiile motivate de exercitarea sarcinilor de serviciu, inclusiv deplasări curente ex. bancă, procurări etc.
- Restricții: Delegațiile se efectuează numai pentru interesele societății.
8.2.3.Alte situații
Concediu de odihnă
- Zile libere plătite care nu se includ în concediul de odihnă – evenimente familiale conform Regulament Intern
- Concediile pentru formare profesională.
Suspendare Contract Individual de Muncă – de drept
- Concediu medical: * de maternitate * pentru incapacitate temporară de muncă * carantină.
- Exercitarea unei funcții – autoritate executivă/legislativă/judecatorească – pe durată mandat.
- Îndeplinirea unei funcții de conducere salarizate în sindicat.
- Fortă majoră.
- Arest preventiv în condițiile Codului de Procedură Penală.
- Alte cazuri expres prevăzute de lege.
Suspendare Contract Individual de Muncă –din inițiativa salariatului
- Concediu pentru creștere copil până la 2 ani sau 3 ani în cazul copilului cu handicap.
- Concediu îngrijire copil bolnav până la 7 ani sau până la 18 ani-handicap afecțiuni intercurente.
- Concediu paternal.
- Concediu pentru formare profesională cu plată sau fără plată.
- Exercitarea unor functii elective – organisme profesionale- pe durata mandatului.
- Participare la greva
- Absente nemotivate.
Suspendare Contract Individual de Munca – din initiativa angajatorului.
- Plângere penală a angajatorului împotriva salariatului, trimitere în judecată pentru fapte penale incompatibile cu funcția deținută, până la rămânerea definitivă a hotărârii judecătorești.
8.3. Circuitul Documentelor
Documentele specifice, competențele de aprobare/ avizare și circuitul lor sunt prezentate prin Anexa
Se admit ca acte justificative pentru acordarea drepturilor ce decurg prin efectul lor, cu înregistrarea informațiilor și existența tuturor vizelor, avizelor și aprobărilor.
8.4. Resurse necesare
Resurse materiale
- Birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc.
Resurse umane
- Structura funcțională şi/sau persoana/persoanele din cadrul Companiei care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activităţii procedurate.
Resurse financiare
- Are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare ( acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activităţi.
8.5. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității
RESPONSABILITĂȚI
Salariați
- Să solicite învoirileanticipat; solicitările ulterioare se acceptă justificat în situații deosebite (ex. deces, nuntă, accident, boală, alte situații neprevăzute) și imposibilitatea de a anunța absența.
- Să solicite aprobare anticipat – prin cerere personală, documente specifice și, după caz, documente în susținere – în orice situație ce afectează prezența la lucru.
- Să anunțe operativ concediile medicale; depunerea certificatelor medicale se face obligatoriu până în data de 3 luna curentă – pentru luna anterioară.
- Să părăsească societatea cu documente corect întocmite, aprobate și certificate.
Idem la intrarea în societate, dacă nu se respectă orele de intrare în program.
- Să depună la intrare biletul de voie – fracțiune zi sau în sistemul definit biletul de voie / cererea personală/ alte documente specifice pentru zi/zile întregi.
- Să anunțe șeful direct la plecare și întoarcere.
- Să anunțe prelungirea învoirii cu un alt bilet/ alt document înainte de expirarea învoirii initiale; să anunțe, dacă este cazul, decalarea perioadei aprobate inițial, în baza unui certificat medical.
Conducători
- Organizează și asigură (documente specifice și documente de evidență) evidența prezenței/ orelor de muncă pentru fiecare salariat și prezintă controlului abilitat aceasta evidență, la solicitare.
- Exercită, conform nivelului ierarhic, competențele de avizare/ aprobare
- Transmit documentele aprobate pentru operare.
- bilete de voie se predau la intrare – fracțiuni de zi de lucru și RU – 1 – 2 zile lunar.
- cererile personale și alte documente specifice ex. certificate medicale, note plecare concediu odihnă, etc. – se transmit la RU
- delegații – evidență și înregistrare conform procedurii.
- Verifică și corectează Condica de Prezență, ca act justificativ și bază de calcul a drepturilor salariale – confirmare sef structura.
În situațiile în care se operează corecții față de informațiile înregistrate, documentul se transmite la RU pentru verificare conformitate cu documente specifice.
- Analizează motivele de învoire invocate sau alte situții, în scopul întăririi disciplinei.
- Dispun măsuri pentru a nu se tolera cazuri de indisciplină.
- Răspund direct în fața conducerii pentru neconformitățile constatate și nesoluționate.
Control Secretariat
- Supraveghează accesul și utilizarea de către salariați a Condicii de Prezență
- Colectează/ înregistrează documentele specifice de ieșire/intrare și le predă zilnic la RU pentru operare – delegațiile nu se colectează, se verifică.
Serviciul R.U.
- Urmărește modul de aplicare a sistemului de evidență a prezenței stabilit de procedură și prezintă controalelor abilitate evidența orelor de muncă prestate de salariați, la solicitări .
8.6. Valorificarea rezultatelor activității
- Toate structurile aplică sistemul de înregistrare și evidență prezență definit, descentralizat prin condica de prezență.
- Responsabilitatea conformității datelor înregistrate cu documentele specifice și realitatea revine șefului structurii.
- La înregistrările din condica de prezență se respectă codificările stabilite – pe cauze – pentru abaterile de la timpul normal de lucru.
- Absențele de la serviciu, nejustificate cu documente, se înregistrează ca absențe nemotivate.
- Întârzierile se înregistrează ca absențe nemotivate cu timpul aferent rotunjit pe fracțiuni de 1/2 ora și se rețin din salariu cu timpul aferent; când aceste situații devin frecvente și perturbă activitatea se tratează ca abateri disciplinare și se sancționează disciplinar.
9.Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10. Anexe, înregistrări, arhivări
| Nr. crt. | Denumirea anexei | Elaborat | Aprobă | Nr. Exemplare | Difuzare | Arhivare | Alte elemente | |
| Loc | Perioadă | |||||||
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1. | Proces verbal de diseminare si instruire a persoanelor din subordinea persoanelor din lista de difuzare. | Inspector Mediu jurist | Director General | 1 | Direcțiile din cadrul Salubrizare Sector 5 |
11. Cuprins
| Numărul componentei în cadrul procedurii formalizate | Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate | Pagina |
| Coperta | 1 | |
| 1. | Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii | 2 |
| 2. | Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii | 2 |
| 3. | Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii | 2 |
| 4. | Scopul procedurii | 3 |
| 5. | Domeniul de aplicare a procedurii | 3 |
| 6. | Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate | 3 |
| 7. | Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională | 3 |
| 8. | Descrierea procedurii formalizate | 4 |
| 9. | Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii | 8 |
| 10. | Anexe, înregistrări, arhivări | 8 |
| 11. | Cuprins | 9 |
Anexa 1
Proces verbal de diseminare si instruire a persoanelor din subordinea persoanelor din lista de difuzare
Direcția
………………………………………………………………………………………………………………………………….
| NUME PRENUME | Diseminare si instruire – data- | Semnatura persoana aplicanta |
Persoana care a efectuat diseminarea si instruirea
Nume si prenume
…………………………………………………………………….
Semnatura
…………………………………………………………………….
Data
……………………………………………..
Nota:
Se vor adauga rubrici in tabel in fuctie de numarul persoanelor carora li se adreseaza procedura.
