P.S. nr. 35 Analiza Management

---

PROCEDURĂ DE SISTEM PRIVIND

ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

COD: PS – 35

Ediţia I

AVIZAT

Comp. Juridic

Canbolant Singrid                                                                            INTOCMIT

                                                                                                      Insp. Mediu Jurist

                                                                                                      Camelia Teodorescu

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea ediţiei

Nr. crt.	Responsabil	Nume si prenume	Functie	Data	Semnatura
0	1	2	3	4	5
1	Elaborat	Camelia Teodorescu	Inspector mediu Jurist
2	Avizat	Singrid Canbolant	Compartiment Juridic
3	Aprobat	Andrei Fecioru	Director General

• Evidenta modificari procedura

Nr. crt.	Editia/ revizia	Componenta revizuita	Cauza/ Baza/ Descrierea modificarii	Data de la care se aplica editia/ revizia
0	1	2	3	4
1	I	–                                                 –

3. Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul procedurii

Nr. crt.	Scopul difuzarii	Structura Functionala	Functie	Nume si prenume	Data primirii	Semnatura
0	1	3	4	5	6	7
1	Aplicare	Director General Adjunct	Director General Adjunct
2	Aplicare	Directia Tehnica	Director Tehnic
3	Aplicare	Directia Salubrizare	Director  Salubrizare

4. Scopul procedurii

Procedura descrie modul în care se efectuează analiza şi evaluarea sistemului de management al calităţii şi mediului şi a proceselor operaţionale, astfel încât a se asigure:

• conformitatea documentaţiei SMI şi a activităţilor desfăşurate în S 5 S.A.  cu cerinţele standardelor de referinţă: SR EN ISO 9001: 2015, SR NE ISO 14001: 2015.

• nivelul de eficacitate a sistemului de management implementat, în realizarea obiectivelor.

-conformitatea politicii şi obiectivelor cu cerinţele de dezvoltare a organizaţiei

5. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică în cadrul S 5 S.A. la 12 luni şi ori de câte ori se consideră necesar (ex. în urma unor audituri sau reclamaţii).

6. Documente de referință

6.1. SR EN ISO 9001: 2015: Sistemele de management al calităţii. Cerinţe.

6.2. SR EN ISO 9000: 2015: Sistemele de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.

6.3. SR EN ISO 14001: 2015, Sisteme de management de  mediu. Cerinţe. şi ghid de utilizare.

• Definiţii, abrevieri şi termeni utilizaţi

• Definiţii

Nr.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
crt.
		Informația şi suportul ei (electronice sau pe suport hârtie etc ).
		Sunt considerate informaţii documentate: procedurile,
1.	Informație documentată	formularele, manualele, diverse alte înregistrări pe suport de
		hârtie sau electronic.
		Activitate întreprinsă pentru a se asigura că subiectul în
2.	Analiză	discuţie este potrivit, adecvat, eficace şi eficient pentru
		îndeplinirea obiectivelor stabilite
		Evaluare oficială efectuată de managementul superior asupra
3.	Analiza efectuată de	stadiului şi
management	adecvării SMI în raport cu politica în domeniul calităţii şi cu
		obiectivele.

7.2. Abrevieri

Nr. crt.	Abrevierea		Termenul abreviat
1.	S 5 S.A.	Salubrizare Sector 5 S.A.
2.	DG	Director General
3.	SMC	Sistemul de management al calitatii
4.	SMM	Sistemul  de management al mediului
5.	SMI	Sistemul	de management integrat al calitatii si mediului
6.	Manager SMI	Manager	al   sistemului  de  management	integrat  (al	calitatii  si
mediului)
7.	P	Procedura
8.	N	Norma
9.	TD	Tipul documentului (original sau copie)
10.	TC	Nivelul de control aplicat documentului
11.	NC	Nivelul de clasificare aplicat documentului (confidential, uz intern
sau neconfidential)
12.	S	Stabilirea
13.	P	Planificarea
14.	As	Asigurarea
15.	An	Analizarea
16.	În	Întocmește

8. Descrierea procedurii

Datele de intrare ale analizei efectuate de management se referă la:

• stadiul acţiunilor de la analizele precedente efectuate de management,

– modificări în aspectele externe şi interne care sunt relevante pentru sistemul de management al calităţii,

-informaţii despre performanta şi eficacitatea sistemului de management al calităţii inclusiv tendinţele referitoare la

• satisfacţia clientului şi feedbackul de la părţile interesate relevante,
• măsura în care au fost îndeplinite obiectivele calităţii,
• performanţa proceselor şi conformitatea produselor şi serviciilor,
• neconformităţi şi acţiuni corective,

• rezultatele monitorizării şi măsurării,
• rezultatele auditurilor,
• performanţa furnizorilor externi,
• adecvarea resurselor,
• eficacitatea acţiunilor întreprinse pentru a trata riscurile şi oportunităţile;
• modificările referitoare la:
• problemele externe şi interne care sunt relevante pentru sistemul de management de mediu;
• nevoile şi aşteptările părţilor interesate, inclusiv obligaţiile de conformare;
• aspectele sale de mediu semnificative;
• riscuri şi oportunităţi;
• măsura în care au fost îndeplinite obiectivele;
• informaţiile privitoare la performanţă de mediu a S 5 S.A., inclusiv tendinţe referitoare la:
• neconformităţi şi acţiuni corective;
• rezultate ale monitorizării şi măsurării;
• îndeplinirea obligaţiilor sale de conformare;
• rezultatele auditului;
• comunicării (comunicărilor) relevante de la părţile interesate, inclusiv reclamaţiile;
• oportunităţilor pentru îmbunătăţirea continua.
• performanţele sistemului de management;
• stadiul acţiunilor corective şi preventive;
• comunicarea (comunicările; cu părţile externe interesate, inclusiv reclamaţiile);
• schimbarea cerinţelor de reglementare
• performanţa şi conformitatea serviciilor şi a proceselor;
• riscurile aferente sistemului de management;
• modificarea condiţiilor de funcţionare ale sistemului de management, inclusiv:
• modificări ale serviciilor şi activităţilor S 5 S.A.;
• rezultatele evaluării aspectelor de mediu, ca urmare a dezvoltărilor planificate sau noi;

-rezultatele evaluării riscurilor de accidentare şi îmbolnăvire profesională;

• modificări ale cerinţelor legale şi ale altor cerinţe aplicabile la care organizaţia subscrie;
• părerile părţilor interesate;
• dezvoltări ştiinţifice şi tehnologii;
• învăţăminte din situaţii de urgenţă şi accidente;
• rezultatele participării şi consultării;

• stadiul investigării incidentelor SMSI, SSO, acţiunilor corective şi acţiunilor corective;

-modificarea circumstanţelor, a conjuncturii pieţei, a tehnologiilor, inclusiv evoluţia cerinţelor legale şi a altor cerinţe de reglementare referitoare la sistemul de management şi serviciile furnizate;

• tehnici, servicii şi proceduri care pot fi folosite pentru îmbunătăţirea performanţei şi eficienţei

sistemului                    de management şi a serviciilor;

• vulnerabilităţile şi ameninţările care nu au fost tratate în analiza de management anterioară;
• viitoare standarde privind transportul şi distrugerea confidenţială;
• recomandări de îmbunătăţire a sistemului de management primite de la părţile interesate.

În cadrul S 5 S.A. analiza efectuată de management se extinde dincolo de verificarea sistemului de management, aşa încât elementele de ieşire ale analizei efectuate de management pot fi utilizate de managementul organizaţiei ca elemente de intrare ale proceselor de îmbunătăţire care vizează dezvoltarea generală a societatii.

Analiza efectuată de management se încheie cu un Program de îmbunătăţire a activităţii care va conţine:

• obiectivele, activităţile întreprinse, resursele alocate, responsabilităţi şi termene pentru îmbunătăţirea sistemului de management şi proceselor organizaţiei;

• direcţii de îmbunătăţire a produselor aşa încât să răspundă cât mai bine exigentelor clienţilor;
• evaluare adecvării structurii şi resurselor organizaţiei la obiectivele organizaţiei;
• strategii şi iniţiative pentru marketing pentru satisfacţia clienţilor şi a altor părţi interesate;
• planuri de prevenire şi reducere a pierderilor pentru riscurile identificate;
• informaţii pentru planificare strategică şi pentru necesităţile viitoare;
• dată în care are loc şedinţa de analiza, numele şi semnăturile persoanelor participante.

8.1. Analiza sistemului de management se efectuează la 12 luni sau ori de câte ori considera necesar Directorul General.

8.2. Datele de intrare ale analizei de management sunt colectate din intervalul de timp de la ultima şedinţă de analiză şi până la data respectivă.

8.3. Analiza efectuată de management asupra funcţionarii SMI se finalizează cu un Program de îmbunătăţire a activităţii care va conţine elementele prezentate în anexe.

8.4. În situaţia în care în timpul şedinţei de analiza efectuate de management se constată lipsa unor informaţii dintr-o anumită zonă sau pentru un anumit element al SMI, informaţii necesare pentru luarea unor decizii de către management, Directorul General poate dispune efectuarea ulterioară a unui audit intern sau efectuarea unei analize pentru colectarea informaţiilor respective. Această investigaţie se va finaliza cu un raport, care va cuprinde:

– rezultatele auditului (evaluării), neconformităţi constatate, măsuri de rezolvare a neconformităţilor;

– necesitatea revizuirii SMI şi implicit a documentaţiei;

– planul şi termenele de execuţie a modificărilor sistemului de management;

– planuri de perspectivă şi estimări pentru noi produse, modificări de personal etc;

– asigurarea resurselor umane, financiare, informaţionale, materiale pentru realizarea obiectivelor;

– responsabilităţile funcţiilor implicate.

8.5. Managerul sistemului de management al calităţii şi mediului îndosariază Programul de îmbunătăţire a activităţii în Dosarul “ Analize de management”, care va fi păstrat şi arhivat prin grija să. Timpul de păstrare este de 5 ani de la data finalizării acţiunilor menţionate în program. Copii ale Programul de îmbunătăţire a activităţii se distribuie către:

• Directorul General.
• Şefii compartimentelor implicaţi în analiza efectuată etc.

8.6. La şedinţele de analiza participă Directorul General şi Şefii compartimentelor. Aceştia sunt informaţi de către Managerul SMI cu privire la data şi problemele care urmează să fie discutate. În funcţie de obiectul analizei pot participa şi alte persoane din interiorul societatii.

8.7. Analiza efectuată de management este utilizată de management ca instrument de îmbunătăţire a funcţionării societatii.

8.8. Calendarul analizelor este ales astfel încât să se poată furniza în timp util datele necesare, în contextul planificării strategice al societatii.

8.9. Elementele de ieşire ale analizei (planul de îmbunătăţire) este comunicat personalului societatii, explicându-le că rezultatul procesului de analiza efectuată de management va conduce la noi obiective care vor aduce beneficii societatii.

8.10. Atunci când în urma unei analize sau evaluări de proces sau produs sunt identificate direcţii de îmbunătăţire acestea se înscriu într-un Program de îmbunătăţire,

8.11. Abordarea ca proces a analizei efectuate de management:

Elemente ale abordării

Definire elemente

Denumire proces

Analiza efectuată de management

Număr de analize de management / an – planificat/ realizat.

Indicatori de

Număr de acțiuni de îmbunătățire planificate/ realizate.

performanță

Proprietar de proces

Directorul General

a)

constatări şi rezultate ale auditurilor interne şi externe efectuate de la

ultima analiză şi modul de rezolvare al neconformităţilor, împreună cu

acţiunile corective/ preventive întreprinse;

b) rezultatele auditurilor interne şi a evaluărilor conformării cu cerinţele legale şi cu alte

cerinţe la care organizaţia subscrie

b) feedback-ul de la părţile interesate rezultat în urma studiilor de evaluare

efectuate (inclusiv comunicarea);

Intrari

c)   performanţele  de  mediu  /  sănătate  şi  securitate  ocupaţională  ale

organizaţiei;

d)

măsura în care obiectivele şi ţintele au fost îndeplinite;

e) stadiul acţiunilor corective şi preventive;

f)

acţiunile de urmărire a analizelor de management efectuate anterior;

g) comunicarea (comunicările; cu părţile externe interesate, inclusiv reclamaţiile,

h)  măsura în care obiectivele şi ţintele au fost îndeplinite,

i)  schimbarea împrejurărilor, inclusiv dezvoltări ale cerinţelor legale şi a

celor referitoare la aspectele de mediu şi

j)

recomandări pentru îmbunătăţire.

l)  modificarea condiţiilor de funcţionare ale SMI, inclusiv:

– modificări ale produselor, activităţilor şi serviciilor organizaţiei;

– rezultatele evaluării aspectelor de mediu, ca urmare a dezvoltărilor

planificate sau noi;

-rezultatele  evaluării  riscurilor  de  accidentare  şi  îmbolnăvire

profesională

– modificări ale cerinţelor legale şi ale altor cerinţe aplicabile la care

societatea subscrie;

– părerile părţilor interesate;

– dezvoltări ştiinţifice şi tehnologii;

– învăţăminte din situaţii de urgenţă şi accidente;

m) rezultatele participării şi consultării

n)  stadiul  investigării  incidentelor,  acţiunilor  corective  şi  acţiunilor

corective

o) acţiuni de urmărire ale analizelor de management efectuate anterior

p) modificarea circumstanţelor, inclusiv evoluţia cerinţelor legale şi a altor

cerinţe referitoare la OH&S

r) recomandări de îmbunătăţire

Programul de îmbunătăţire a activităţii,  va conţine (dacă este cazul) :

– obiectivele, activităţile întreprinse, resursele alocate, responsabilităţi şi

termene pentru îmbunătăţirea sistemului de management şi proceselor

Societatii;

Ieșiri

–

direcţii de îmbunătăţire a produselor aşa încât să răspundă cât mai bine

exigențelor clienţilor;

–

evaluare adecvării structurii şi resurselor organizaţiei la obiectivele

societatii;

–

strategii şi iniţiative pentru marketing pentru satisfacţia clienţilor şi a

altor părţi interesate;

–

planuri de prevenire şi reducere a pierderilor pentru riscurile

identificate;

–

informaţii pentru planificare strategică şi pentru necesităţile viitoare;

–

data şedinţei de analiza, numele şi semnăturile persoanelor participante.

Proces din amonte

Procese referitoare la relatia cu clientii si partenerii societatii.

Procese interne de management, asigurare de resurse, adaugare de valoare

si procese de sustinere.

Furnizor de proces

Managementul societatii.

Proces din aval

Strategii și politici.

Programe de îmbunătățire a proceselor și produselor companiei.

Directorul General

Client intern

Sefii de compartimente.

Personalul societatii

Client extern

Partenerii societatii

9.Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr ctr	Structura functionala Postul/actiunea (operatiunea)	Responsabil sistem De management Calitatii si mediului	Manager SMI	Director General	Compartimentele din Societate
0	1	2	3	4	5
	Elaborarea procedurii	E
	Verificarea procedurii		V
	Aplicarea procedurii		Ap		Ap
	Aprobarea procedurii			A
	Arhivarea procedurii	Ah
	Aprobarea datei   desfașurării analizei,   programului și măsurilor care vor fi întreprinse   pentru îmbunătățirea   activității companiei.			A
	În cadrul ședinței de       analiză, în funcție de       politica și obiectivele       generale ale organizatiei,     aprobarea modificărilor     privind politica și obiectivele.			A
	Dispunerea revizuirii   obiectivelor, proceselor,   procedurilor de lucru şi a   documentaţiei sistemului de management în cazul   identificării unor   neconformităţi sau în cazul   în care documentaţia nu   descrie realitatea   activităţilor desfăşurate în   companie.			D
	Alocarea resurselor umane, informaţionale, financiare, materiale pentru realizarea noilor obiective în domeniul  SMI şi măsurilor de îmbunătăţire rezultate în urma analizei.
	Participarea constructivă la ședintele de analiză ale sistemului de management			Al
	Prezentarea neconformităţilor proceselor operaţionale din cadrul compartimentelor şi propun măsuri de îmbunătăţire a sistemului de management precum şi a activităţilor desfăşurate în cadrul subdiviziunilor organizatorice pe care le coordonează;				Pr
	Raspunderea de modul de implementare a acțiunilor de îmbunătățire rezultate în urma analizei sistemului de management.				R
	Planificrea datei ședintei de analiză și propunerea ordinii de zi		PL/PR
	Organizarea ședinței de analiză la data planificată

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

Denumirea

Elaborat

Aprobă

Nr.

Difuzare

Arhivare

Alte

crt.

anexei

Exemplare

Loc

Perioadă

elemente

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

Program de

Manager

Director

1

DG

îmbunătățire

SMI

General

11. Cuprins
Numărul
componentei
în cadrul		Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate		Pagina
procedurii
formalizate
		Coperta
1.	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea	1
ediţiei/reviziei
2.	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul procedurii				1
3.	Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din	1
		cadrul procedurii
4.	Scopul procedurii								1
5.	Domeniul de aplicare								2
6.	Documentele de referinţă								3
7.	Definiţii, abrevieri și termeni utilizaţi						3
8.	Descrierea procedurii								4
9.	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii			9
10.	Anexe, înregistrări, arhivări						10
11.	Cuprins											11