Standardul 6 Planificare
PROCEDURĂ DE SISTEM PENTRU IMPLEMENTAREA
STANDARDULUI 6 – PLANIFICAREA
- Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea şi aprobarea ediţiei
- Evidenta modificari procedura
| Nr. crt. | Editia/ revizia | Componenta revizuita | Cauza/ Baza/ Descrierea modificarii | Data de la care se aplica editia/ revizia |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | I | – – |
3. Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul procedurii
| Nr. crt. | Scopul difuzarii | Structura Functionala | Functie | Nume si prenume | Data primirii | Semnatura |
| 0 | 1 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Evidenta/ Arhivare | Secretariat Tehnic CM SCIM/Responsabil SCIM | …………….. | |||
| 2 | Aplicare | Director General Adjunct | Director General Adjunct | |||
| 3 | Aplicare | Directia Economica | Director Economic | |||
| 4 | Aplicare | Directia Tehnica | Director Tehnic | |||
| 5 | Aplicare | Directia Salubrizare | Director Salubrizare | |||
| 6 | Aplicare | Compartimentul Juridic, Legalitate Acte | Compartiment | |||
| 7 | Aplicare | Serviciul Resurse Umane | Sef Serviciu |
4. Scopul procedurii de sistem
4.1. Stabileşte modul de derulare a procesului privind implementarea şi dezvoltarea Standardului 6 – Planificarea, prin intermediul căruia conducerea Salubrizare Sector 5 S.A. elaborează planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entităţii, identifică şi repartizează resursele pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor.
4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate pentru implementarea Standardului 6 – Planificarea.
4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.
4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager îl sprijină în luarea deciziei.
5. Domeniul de aplicare a procedurii de sistem
5.1. Procedura de sistem pentru implementarea Standardului 6 – Planificarea stabileşte activităţile ce trebuie realizate în vederea implementării şi dezvoltării acestui standard.
5.2. În implementarea Standardului 6 – Planificarea este implicată conducerea companiei, care elaborează planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entităţii, identifică şi repartizează resursele pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor.
5.3. Principalele activităţi derulate în vederea implementării Standardului 6 – Planificarea sunt următoarele:
- Elaborarea planurilor/programelor de activitate pentru toate obiectivele entităţii;
- Identificarea şi repartizarea resurselor pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor;
- Organizarea proceselor de muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate;
- Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare, care impune actualizarea planului/programului;
- Coordonarea deciziilor şi acţiunilor direcțiilor din cadrul Societati..;
- Organizarea consultărilor prealabile cu direcțiile din cadrul Societati.
5.4. Direcțiile furnizoare de date şi/sau care depind de implementarea Standardului 6 – Planificarea sunt:
- Conducerea Societati..;
- Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial;
- Toate direcțiile din cadrul Salubrizare Sector 5 S.A.
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
6.1. Legislaţie primară
- Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice;
- Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legile bugetare anuale;
6.2. Legislaţie secundară
- · Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.
6.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale companiei
- Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Salubrizare Sector 5 S.A.;
- Regulamentul de ordine interioară al Salubrizare Sector 5 S.A..;
- Codul Etic și de Integritate al Salubrizare Sector 5 S.A..;
- Strategia de dezvoltare a Salubrizare Sector 5 S.A.;
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura de sistem
7.1. Definiţii ale termenilor
| Nr. crt. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul |
| 1. | Planificare | Ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale organizaţiei şi ale componentelor sale, resursele şi mijloacele necesare realizării obiectivelor |
| 2. | Procedură de sistem | Procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor direcțiilor/structurilor dintr-o entitate publică |
| 3. | Procedura operaţională (formalizată) | Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual |
| 4. | Ediţie a unei proceduri de sistem | Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri de sistem aprobată şi difuzată |
| 5. | Revizia în cadrul unei ediţii | Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii de sistem, acţiuni carea au fost aprobate şi difuzate |
7.2. Abrevieri ale termenilor
| Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat |
| 1. | P.S. | Procedură de sistem |
| 2. | E. | Elaborare |
| 3. | V. | Verificare |
| 4. | A. | Aprobare |
| 5. | I. | Identificare |
| 6. | O. | Organizare |
| 7. | Ah. | Arhivare |
8. Descrierea procedurii de sistem
8.1. Generalităţi
Prezenta procedură de sistem stabileşte un set de reguli şi operaţiuni unitare, precum şi responsabilităţi în activitatea de implementare a Standardului 6 – Planificarea.
Planificarea este un proces continuu, cu caracter dinamic, care se concretizează în elaborarea şi aprobarea planurilor/ programelor de activitate în funcţie de obiectivele stabilite.
Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, se stabileşte în funcţie de diverşi factori, cum ar fi:
- mărimea companiei;
- structura decizională a acesteia;
- necesitatea aprobării formale a unor activităţi.
Schimbarea legislaţiei, a obiectivelor, a resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare al planului impune actualizarea acestuia.
După orizontul de timp la care se referă, Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării controlului intern/managerial va elabora, cu aprobarea conducătorului companiei:
- Planul anual;
- Planul multianual.
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate
- Adresă privind solicitarea de informaţii necesare elaborării Planurilor/programelor de activitate pentru toate obiectivele companiei;
- Planul anual de activităţi;
- Programul anual al achiziţiilor publice;
- Planul multianual cu principalele acţiuni planificate;
- Programul anual de investiţii;
- Programul de pregătire profesională;
- Programul de ocupare a posturilor vacante;
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate
- Adresa privind solicitarea de informaţii necesare elaborării Planurilor/programelor de activitate, pentru realizarea tuturor obiectivelor stabilite;
- Planul anual de activităţi, care conţine planificarea activităţilor în vederea realizării obiectivelor;
- Programul anual al achiziţiilor publice, care planifică achiziţionarea produselor, serviciilor şi lucrărilor necesare atingerii obiectivelor stabilite;
- Planul multianual cu principalele acţiuni planificate, pentru obiectivele realizabile într-un termen mediu sau lung;
- Programul anual de investiţii, cuprinde investiţiile planificate să fie realizate;
- Programul de pregătire profesională, ce cuprinde necesităţile obiective de pregătire profesională a personalului companiei;
- Programul de ocupare a posturilor vacante, cuprinde posturile vacante care trebuie ocupate şi modalităţile de ocupare (recrutare, promovare etc.);
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
Resursele materiale necesare implementării Standardului 6 – Planificarea sunt: calculatoare personale, birourile, rechizite, etc.
8.3.2. Resurse umane
Resursele umane necesare implementării Standardului 6 – Planificarea sunt: Serviciul Control Intern Managerial, Comisia de monitorizare, conducerea companiei, salariaţii.
8.3.3. Resurse financiare
Resursele financiare necesare implementării Standardului 6 – Planificarea sunt stabilite prin bugetul de venituri şi cheltuieli al Salubrizare Sector 5 S.A.
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Pentru implementarea Standardului 6 – Planificarea, Comisia de monitorizare va proceda la:
- Elaborarea planurilor/programelor de activitate pentru toate obiectivele Salubritate Sector 5 S.A.;
- Identificarea şi repartizarea resurselor pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor;
- Organizarea proceselor de muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate;
- Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare, care impune actualizarea planului/programului;
- Coordonarea deciziilor şi acţiunilor direcțiilor din cadrul companiei;
- Organizarea consultărilor prealabile cu direcțiile din cadrul companiei.
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Implementarea şi dezvoltarea Standardului 6 – Planificare presupune derularea următoarelor activităţi:
- Repartizarea resurselor astfel încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice direcțiilor din cadrul companiei;
- Stabilirea măsurilor necesare pentru încadrarea în resursele repartizate, în cazul modificării
- obiectivelor specifice.
8.4.3. Verificarea rezultatelor activităţii privind implementarea Standardului 6 – Planificarea
- Resursele alocate sunt repartizate astfel încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice direcțiilor din cadrul companiei.
- Sunt stabilite măsuri necesare pentru încadrarea în resursele repartizate, în cazul modificării obiectivelor specifice.
- Există un sistem prin care sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor Direcției cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestuia.
- Există un plan multianual şi anual de activităţi aprobat de conducerea instituţiei, care este monitorizat şi actualizat periodic.
- Există un buget aprobat al companiei.
- Există un program anual de investiţii aprobat de conducerea instituţiei, care este monitorizat şi actualizat periodic.
- Există un program anual al achiziţiilor publice, care este monitorizat şi actualizat periodic.
- Există un program de pregătire profesională.
8.5. Circuitul documentelor si modul de lucru,responsabilități și răspunderi în derularea activității
Adresa prin care se solicită direcțiilor informaţii necesare elaborării Planurilor/programelor de activitate se transmite tuturor direcțiilor.
Informaţiile transmise de către direcțiile din cadrul companiei sunt transmise pentru elaborarea planurilor/programelor, în funcţie de informaţiile solicitate (de exemplu, informaţiile privind pregătirea profesională se transmit Serv. Resurse Umane).
| DENUMIRE DOCUMENT | ACTIUNEA | RESPONSABIL | TERMEN | RISCURI | INSTRUCTIUNI DE LUCRU | |
| ETAPA DE ELABORAREA PLANURILOR/PROGRAMELOR DE ACTIVITATE PENTRU TOATE OBIECTIVELE SALUBRIZARE SECTOR 5 S.A. | ||||||
| 1 | Planurile/programele de activitate pentru toate obiectivele Salubritate sector 5 S.A.; | Elaborarea planurilor/programelor de activitate pentru toate obiectivele Salubritate sector 5 S.A.; . | Serviciul Control Intern Managerial | Sunt stabilite periodic la nivelul companiei Planurile/programele de activitate pentru toate obiectivele. | ||
| ETAPA DE ORGANIZARE A OBIECTIVELOR | ||||||
| 2 | Notă Constatatoare | Identificarea şi repartizarea resurselor pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor; | Servicul Control Intern Managerial | După ce s-au stabilit și identificat nevoile pentru realizarea obiectivelor, se identifică și repartizează resursele în vederea elaborării obiectivelor generale și specifice ale comapniei. |
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
| Nr. crt. | Direcțiile (postul)/acţiunea (operaţiunea) | Comisia de monitorizare | Serviciul Control Intern Managerial | Director General |
| 0 | 1 | 2 | ||
| 1. | Elaborare procedură | E | ||
| 2. | Verificare procedură | V | ||
| 3. | Aprobare procedură | Ap | ||
| 4. | Elaborarea planurilor/programelor de activitate pentru toate obiectivele Societatii; | E | ||
| 5. | Identificarea şi repartizarea resurselor pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor; | I | ||
| 6. | Organizarea proceselor de muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate; | O | ||
| 7. | Aprobarea planurilor și a deciziilor din cadrul Societatii | A | ||
| 8. | Arhivarea documentelor specifice planificării | Ah. | ||
| 9. | Verificarea rezultatelor activității privind implementarea Standardului 6 | V |
10. Anexe, înregistrări, arhivări
| Nr. anexă | Denumirea anexei | Elaborator | Aprobă | Număr de exemplare | Difuzare | Arhivare | Alte elemente | |
| Loc | Perioadă | |||||||
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1. | Adresă privind solicitarea de informaţii necesare elaborării Planului anual | Președintele Comisiei de monitorizare | Director General | 1 | Direcțiile din cadrul Salubrizare Sector 5 S.A. | |||
| 2. | Planul anual de activități | Președinte Comisiei de monitorizare | Director General | 2 | Direcțiile din cadrul Salubrizare Sector 5 S.A | |||
| 3. | Lista persoanelor responsabile cu întocmirea procedurii | Serviciul Control Intern Managerial | Director General | 1 | Direcțiile din cadrul Salubrizare Sector 5 S.A | |||
| 4. | Lista persoanelor la care se difuzează procedura | Serviciul Control Intern Managerial | Director General | 1 | Direcțiile din cadrul Salubrizare Sector 5 S.A |
11. Cuprins
| Numărul componentei în cadrul procedurii formalizate | Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate | Pagina |
| 4. | Scopul procedurii formalizate | 3 |
| 5. | Domeniul de aplicare a procedurii formalizate | 3 |
| 6. | Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate | 3 |
| 7. | Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională | 4 |
| 8. | Descrierea procedurii formalizate | 5 |
| 9. | Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii | 7 |
| 10. | Anexe, înregistrări, arhivări | 8 |
| 11. | Cuprins | 9 |
Anexa 1:
Adresă privind solicitarea de informaţii necesare elaborării Planului Anual
Salubrizare Sector 5 S.A.
Nr. …… din ………
Către ……………………
Pentru elaborarea Planului anual de activităţi pentru anul …, vă solicităm să ne transmiteţi, până la data de …………., date şi informaţii necesare elaborării/actualizării Planului anual, cu privire la obiective, activităţi, termene, responsabili, resurse, rezultatul implementării.
Cu mulţumiri,
Preşedintele Comisiei de Monitorizare
